Met deze koppeling kunnen boekingen vanuit Timewax en afspraken uit de Outlook agenda over en weer gesynchroniseerd worden. In dit artikel beschrijven we hoe je de koppeling kunt activeren en instellen.
De koppeling draait gemiddeld elke 5 tot 10 minuten. Er is geen vaste frequentie en ook geen vast tijdstip waarop de koppeling draait. Dit komt omdat de koppeling werkt volgens het principe van een wachtrij en het soms drukker kan zijn afhankelijk van het aantal boekingen dat over en weer tussen Timewax en Office 365 wordt aangeboden. De eerste synchronisatie tussen een Timewax en een Office 365 account neemt meer tijd in beslag.
Je account koppelen
Iedere gebruiker dient Timewax te koppelen aan zijn of haar Office 365 account. Dit gebeurt via OAuth (Open Authorization). OAuth is een open standaard voor autorisatie. OAuth maakt gebruik van tokens, waardoor vertrouwelijke gegevens als een gebruikersnaam of wachtwoord niet meer afgegeven hoeven te worden. Dit verbetert de beveiliging van de koppeling en de gebruikersgegevens.
Timewax koppelen met Office 365 account:
- Ga in Timewax rechts bovenin de navigatiebalk naar Instellingen > Instellingen > Office 365
- Klik op de knop “Activeer Office 365 koppeling”
- Timewax opent een 2e pagina “Office 365 koppeling activeren”. Klik op de link ‘klik hier’
- Een nieuwe pagina, het Office 365 inlog scherm wordt geopend. Login in op jouw Office 365 account
- Als de autorisatie goed is verlopen, wordt tot slot de pagina ‘Koppeling geactiveerd’ getoond
Belangrijk: de koppeling wordt door Office automatisch gedeactiveerd als je in Office 365 je wachtwoord wijzigt of als je beheerder bepaalde rechten in Office aanpast. Je dient de koppeling dan opnieuw te activeren.
Bekijk ook deze video tutorial:
Door in Office 365 een “Timewax” categorie aan te maken, worden Timewax boekingen met een andere kleur weergegeven dan andere Office 365 afspraken.
- Rechter muisklik op een afspraak in de Office 365 agenda
- Categorie> Beheer Categorieën
- Voeg een categorie toe, genaamd “Timewax” en geef het een eigen kleur
Invoegtoepassing installeren
Voor de 2-weg koppeling kun je gebruik maken van de Timewax invoegtoepassing. Met deze invoegtoepassing kun je Outlook afspraken direct vanuit Office 365 koppelen aan een project en activiteit in Timewax, waarna de boeking gesynchroniseerd wordt naar Timewax.
Voor het installeren van de invoegtoepassing heb je deze URL nodig: https://apps.timewax.com/office365/add-in/manifest.xml
Er zijn twee manieren waarop je de invoegtoepassing kunt installeren:
- Voor je hele organisatie
- Voor jou als gebruiker
1. Voor je hele organisatie
Hiermee kun je de invoegtoepassing voor alle gebruikers van Office 365 beschikbaar stellen. In dit geval dient de beheerder van Office 365 de volgende stappen uit te voeren:
- Download het bestand https://apps.timewax.com/office365/add-in/manifest.xml
- Ga naar “Admin” binnen Apps
- Ga naar “Instellingen”
- Ga naar “Invoegtoepassingen”
- Klik op “Invoegtoepassing installeren”
- Klik op “Volgende”
- Kies voor “Aangepaste invoegtoepassing” uploaden
- Selecteer het bestand en klik op “Uploaden”
2. Voor jou als gebruiker
Je kunt de invoegtoepassing ook alleen voor jouw Office 365 gebruiker installeren.
- Maak een afspraak
- Klik op “Meer opties”
- Klik op de drie puntjes (…) rechts bovenin het venster
- Kies “Invoegtoepassingen downloaden”
- Kies voor “Mijn invoegtoepassingen”
- Scroll naar beneden en klik op “Aangepaste invoegtoepassing toeven”
- Kies voor “Toevoegen vanuit URL”
- Geef de URL op en klik op OK
Invoegtoepassing standaard in boekingscherm instellen
Het is handig om de invoegtoepassing ook standaard zichtbaar te maken op het afsprakenscherm van Outlook. Je krijgt dan een icoontje van Timewax rechts bovenin het boekingscherm, zodat je het snel een project en activiteit kunt selecteren. Om dit icoontje in te stellen doorloop je de volgende stappen:
- Ga in Outlook rechts bovenin het menu naar “Instellingen”
- Klik op “Alle Outlook instellingen weergeven”
- Ga binnen de optie “Agenda” naar “Acties aanpassen”
- Vink “Timewax” aan
Bekijk ook deze video tutorial:
Invoegtoepassing gebruiken
Nadat je de invoegtoepassing hebt geïnstalleerd kun je hem gaan gebruiken. Deze invoegtoepassing werkt alleen als de 2-weg koppeling binnen jouw editie beschikbaar is en ook bij de systeem instellingen van Timewax is geactiveerd.
De allereerste keer dat je de invoegtoepassing opstart, dien je in te loggen. Dit hoef je maar één keer te doen. Daarna blijf je ingelogd. Als je nu een nieuwe afspraak maakt of een bestaande afspraak wijzigt, dan kun je de invoegtoepassing starten en direct een project en activiteit in Timewax selecteren. De nieuwe afspraak of de wijziging in de afspraak wordt dan direct naar Timewax gesynchroniseerd.
Verder gelden bij het synchroniseren de volgende uitgangspunten:
- Gebruikers moeten in Timewax volledige rechten hebben om boekingen te kunnen maken, wijzigen en verwijderen
- Herhalende afspraken gemaakt in Outlook, worden in Timewax als enkelvoudige boekingen gesynchroniseerd
- Herhalende boekingen gemaakt in Timewax, worden in Outlook als enkelvoudige afspraken gesynchroniseerd
- Hele dag boekingen in Outlook worden alleen naar Timewax gesynchroniseerd als de resource ook werkbare uren heeft op die dag
- Als je niet gespecificeerde afspraken naar Timewax synchroniseert (dit is een systeeminstelling), dan wordt de titel en omschrijving van de afspraak meegenomen in de boeking naar Timewax
- Niet gespecificeerde afspraken worden in Timewax als notitieboekingen verwerkt om de bezettingscijfers niet te vervuilen
Zie ook deze video tutorial:
Systeem instellingen
Bij de systeem instellingen kun je nader bepalen hoe boekingen en welke gegevens naar Office 365 gesynchroniseerd worden, zoals:
- Het synchroniseren van feestdagen
- Het gedrag van herinneringen in Office 365
- Het samenstellen van het onderwerp van afspraken
- De standaard boekingsstatus
- De tijdzone van de omgeving
- Het doorgeven van bepaalde velden in het omschrijvingsveld van de Outlook afspraak
- Het opnemen van een e-mail adres van de interne Timewax beheerder voor een foutenlog
Als je gebruikt maakt van de 2-weg koppeling, dan kun je ook bepalen hoe afspraken uit Office 365 naar Timewax gesynchroniseerd worden. Wil je dat alleen afspraken worden overgenomen die met de Timewax invoegtoepassing zijn gespecificeerd? Of wil je alle afspraken van medewerkers uit Outlook overnemen? In het laatste geval die je ook een standaard project en activiteit te definiëren, want alle boekingen in Timewax moeten gespecificeerd zijn met een project en activiteit.
Alle Outlook afspraken die niet met de Timewax invoegtoepassing gespecificeerd zijn, worden in Timewax als een notitieboeking verwerkt. Op deze manier hebben deze afspraken geen effect op de bezetting statistieken in Timewax.
Zie onderstaande video tutorial voor een uitleg.