Wij hebben tussen Topdesk en Timewax een koppeling gebouwd zodat de uren die je schrijft in Topdesk en deze automatisch worden overgenomen in Timewax.
Activeren koppeling
Voor de koppeling moet er eerst in Topdesk een Api-token aangemaakt worden. Dit doe je door naar mijn instellingen te gaan rechts boven in Topdesk. Als je bij de instellingen bent scroll je naar beneden en druk je op de knop “Toevoegen”. vul hier de applicatienaam toe en kies een datum wanneer de API token vervangen moet worden.
Druk vervolgens op Aanmaken en de API-token word getoond. Ons customer succes team heeft deze nodig om de koppeling te activeren, neem hier contact op en geef de API-token aan hen door.
Om de koppeling te gebruiken hebben we een aantal standaardwaarden die gevuld moeten worden in de database. Meld deze in het formulier als je contact op neemt met ons Customer Succes team. We hebben de volgende gegevens nodig:
- Standaard klant
- Standaard project
- Standaard activiteit
Tijdschrijven
Ga in Topdesk naar Eerstelijns meldingen en klik het Ticket aan waar je tijd op wilt gaan schrijven. Ga naar het tabje “Tijdregistratie” en klik op de knop rechts bovenin met “Bestede tijd registreren”.
Hier moet je een Operator group en een Operator kiezen. Zorg dat deze allebei in Timewax staan zodat de integratie zijn werk kan doen. Vul hieronder het aantal uur dat je aan het ticket besteed hebt in. Ook moet je in Topdesk een zogenaamde reason opgeven. Je kan hier elke optie aanklikken die beschikbaar is.
Als alles goed is gegaan zal je in urenstaten zien dat je uren erbij zijn gekomen.
| Veld in Topdesk | Veld in Timewax | Toelichting | Verplicht |
| – | Externe ID | JA | |
| Ingevoerd op | Datum | JA | |
| Bestede tijd | Hours | JA | |
| Behandelaars groep | Project naam | JA | |
| – | Activiteit | JA | |
| Behandelaar | Resource | JA | |
| Notitie | Omschrijving | NEE | |
| – | Status | De standaardwaarde is “opgeslagen” | NEE |
| Number | Reference | JA |
Error logs
Wanneer de Koppeling niet werkt, wordt er een log verstuurd naar je email. Je ontvangt een log in je mail voor de onderstaande issues.
| Error log | Oplossing | Toelichting |
| Resource is niet gevonden | Zorg dat de namen identiek aan elkaar zijn. | De naam van de operator in Topdesk moet gelijk zijn aan de naam van de resource in Timewax |