Deze functie wordt gebruikt voor het goed- en afkeuren van urenstaten en verlofaanvragen. Het goedkeuren van urenstaten kan plaatsvinden door de afdelingsmanager van de resource of door de projectmanager van het project. Verlofaanvragen worden altijd goedgekeurd door de afdelingsmanager van de resource. Deze functie werkt ook voor de back-up manager van de afdeling en de back-up projectmanager.
De functie vind je onder Applicaties – Autorisatie. Afhankelijk van de editie en rechten in de gebruikersprofielen bestaat de functie uit de volgende onderdelen:
- Urenstaten
- Urenregels heropenen
- Verlofaanvragen
Urenstaten
In het onderdeel urenstaten verschijnen urenstaten welke jij als afdelingsmanager of projectmanager dient goed te keuren. Of het goedkeuren van urenstaten plaatsvindt door de projectmanager, de afdelingsmanager of door beide hangt af van de systeem instellingen bij de sectie ‘Urenstaten’.
Je kan als autorisator ook een e-mail notificatie krijgen iedere keer als een resource een urenstaat indient die jij moet goedkeuren. Dit kun je instellen bij je persoonlijke instellingen rechtsboven in het menu bij het onderdeel ‘Waarschuwingen’.
Na het openen van de sectie ‘Urenstaten’ zien je alle ingediende urenstaten die nog goedgekeurd moeten worden. Je kunt deze goedkeuren, afkeuren of aanpassen. Je kunt in één keer een hele urenstaat selecteren en goedkeuren met de oranje knop rechtsboven of afkeuren met de link rechts onderin het scherm. Het is ook mogelijk om per individuele urenregel te autoriseren. Bovenin het scherm kun je ook nog de groepering van de urenregels aanpassen.
Urenregel goedkeuren
Urenregel afkeuren
Urenregel aanpassen
Tip: door met je CTRL en SHIFT toets te werken kun je ook meerdere urenstaten tegelijk goed- of afkeuren.
Als je een urenstaat of urenregel afkeurt dan kun je ook een opmerking ingeven. De resource ontvangt dan een e-mail met jouw opmerking. De resource dient wel hiervoor zijn of haar notificatie aan te zetten via persoonlijke instellingen bij het onderdeel ‘Waarschuwingen’.
Het is ook mogelijk om urenregels te wijzigen door op het pen-icoontje te klikken. Je kunt dan de waarden zelf nog aanpassen. Deze optie kan apart aan of uit worden gezet in gebruikersprofielen. Na autorisatie zijn de uren in rapportages beschikbaar in alle velden gerelateerd aan ‘Werkelijke uren’.
Zie ook deze video tutorial:
Urenregels heropenen
De resource heeft de kans om urenstaten te heropenen en uren aan te passen tot het moment dat deze zijn goedgekeurd. Na goedkeuring zijn de regels ‘vastgezet’ en niet langer aan te passen. Mocht er toch, onverhoopt, een aanpassing gemaakt moeten worden, dan kunnen urenregels weer heropend worden.
Dit kan via de optie ‘Urenregels heropenen’ en vervolgens doorloop je de volgende stappen:
- Selecteer de resource
- Geef het jaar in
- Geef de week in
- Klik op ‘Zoeken’
Je krijgt nu alle goedgekeurde regels te zien. Je kunt ze één voor één heropenen door op het icoontje voor de regel te klikken. Je kunt ook in één keer alle regels heropen door op de oranje knop rechts bovenin te klikken. Hierna verschijnen de urenregels weer met de status ‘Opgeslagen’ in de urenstaat van de resource.
Verlofaanvragen
Je kan als afdelingsmanager een e-mail notificatie krijgen iedere keer als een resource een verlofaanvraag indient die jij moet goedkeuren. Dit kun je instellen bij je persoonlijke instellingen rechtsboven in het menu bij het onderdeel ‘Waarschuwingen’.
Per verlofaanvraag zie je ook wat het saldo is voordat de verlofaanvraag wordt goedgekeurd en wat het saldo is nadat de verlofaanvraag is goedgekeurd. Op die manier kun je beoordelen of de medewerker toereikende verlofrechten heeft. Deze informatie kan alleen worden weergegeven als je ook verlofrechten bijhoudt in het stamgegeven van de resource.
In het scherm kan er voor elke regel optioneel ook een uitroepteken worden getoond. Dit betekent dat er dan een conflict is. De resource vraagt verlof aan, maar in die periode staat er nog wel iets gepland voor hem of haar. Door op het uitroepteken te klikken krijg je een scherm dat weergeeft wat er dan in zijn of haar planning staat.
Verlofaanvraag goedkeuren
Verlofaanvraag afkeuren
Als je een verlofaanvraag goed- of afkeurt dan ontvangt de resource ook een e-mail notificatie. De resource dient wel hiervoor zijn of haar notificaties aan te zetten via persoonlijke instellingen bij het onderdeel ‘Waarschuwingen’.
Na het goedkeuren wordt het verlof automatisch geboekt in de planning van de resource. Bij het afkeuren van een verlofaanvraag kun je ook een reden opgeven. Deze reden wordt opgenomen in de e-mail notificatie aan de resource.
Zie ook deze video tutorial: