In de agenda kunnen gebruikers de planning per resource en project bekijken en beheren. De agenda is het alternatief voor het planbord en biedt een traditionele agenda weergave van dagen en weken. De agenda is vooral geschikt voor individuele medewerkers die hun inzetplanning willen beheren en projectmanagers die alleen de capaciteitsplanning van een enkel project willen zien. De agenda is te openen via Applicaties – Agenda.
Hoe de agenda werkt
De agenda kent een weergave per dag, per week, twee weken of per vier weken. Via ‘Selecteer datum’ kun je een datum kiezen en door te tijd heen navigeren. Daarnaast is er een optie om achteruit of vooruit in de tijd te bladeren. Met de optie ‘Vandaag’ kun je altijd snel naar de huidige week en dag navigeren.
Rechts in het scherm heb je de mogelijkheid om weergaven toe te voegen, te wijzigen en te selecteren. Op basis van de geselecteerde weergave wordt er een lijst van resources en projecten weergegeven. Als je een project of resource selecteert dan wordt de planning hiervan weergegeven. Het is ook mogelijk om meerdere projecten of resources tegelijkertijd weer te geven. Dit doe je met de CTRL of SHIFT toets.
Onderin het scherm zijn er een aantal opties beschikbaar:
- Instellingen: persoonlijke instellingen voor de weergave van de agenda en notificaties.
- Meerdere boekingen bewerken: functie waarmee je boeking in bulk kunt wijzigen of verwijderen.
- Toon lijstweergave: voor een lijstweergave van alle boekingen.
- Ververs: voor het verversen van de data in het scherm.
- Verberg weergaven: voor het verbergen van het rechter zijpaneel.
In de agenda zien we de planning van de geselecteerde resources of projecten. De niet-werkbare tijden zijn weergegeven door een diagonale, grijze arcering. Op deze manier is direct inzichtelijk of een resource nog werkbare tijd over heeft. Bij het klikken op de boeking verschijnt de pop-up met de boekingsdetails. Hier kunnen aanpassingen gedaan worden, afhankelijk van de rechten die zijn ingesteld in gebruikersprofielen en databeveiliging.
Weergave toevoegen / wijzigen
Binnen de verschillende applicaties in Timewax wordt gewerkt met weergaven. Het toevoegen en beheren van weergaven geeft je als gebruiker de mogelijkheid om snel een gewenste selectie te tonen. Weergaven in het kader van planningsboekingen vinden we terug in het planbord, de agenda en de Gantt Chart. Dit zijn de stappen voor het toevoegen van een weergave:
- Klik rechts in het scherm op de link ‘Weergave toevoegen’
- Geef de weergave een naam
- Kies of er projecten of resources getoond moeten worden
- Bepaal op welk veld er gesorteerd dient te worden
- Kies de voorwaarden op basis waarvan dient te worden gefilterd. Hier gelden enkele regels:
a. Het is niet mogelijk om twee keer hetzelfde veld te kiezen
b. Zowel ‘Veld’ als ‘Conditie’ als ‘Waarde’ dient gevuld te zijn om te kunnen filteren - Maak de weergave deelbaar door ‘Weergave delen’ te selecteren. Hierna dient de weergave in gebruikersprofielen nog gedeeld te worden met andere gebruikersprofielen
- Voeg de weergave toe en deze wordt direct geselecteerd
Zie ook deze video tutorial over het aanmaken van weergaven:
Plannen in de agenda
Het plannen in de Timewax agenda kent veel overeenkomsten met plannen in de agenda’s van Google of Outlook. Het plannen gaat door het slepen van een tijdvak binnen de agenda van de resource of het project. Wil je een planning maken van 09:00 tot 11:00, dan sleep je binnen de gewenste dag een tijdvak startend om 09:00 en eindigend op 11:00 uur.
Wanneer je binnen een resource agenda de planning maakt dan verschijnt na het slepen van het tijdvak het boekingsscherm. In het eerste gedeelte selecteer je dan het project en de activiteit. Als je een boeking maakt binnen een projectagenda dan is het project al geselecteerd en dien je alleen nog de activiteit te selecteren. In een ander gedeelte van het boekingsscherm dien je dan resources te selecteren.
Het boekingsscherm kent verschillende onderdelen:
- Project
- Datum en tijd
- Herhalende boekingen
- Omschrijving
- Opmerkingen
- Resources
- Aanvraag specificatie
- Bestanden
Daarnaast zijn er onderin het boekingsscherm verschillende knoppen beschikbaar:
| Knop | Toelichting |
| Opslaan | Opslaan van de boeking |
| Resources verwijderen | Verwijdert de resources van de boeking, maar de boeking blijft bestaan als een open aanvraag boeking in het projectbord |
| Verwijderen | Verwijdert de gehele boeking |
| Kopiëren | Kopieert de boeking naar dezelfde dag |
| Meerdere boekingen bewerken | Voor het in bulk bewerken of verwijderen van boekingen |
| Verstuur herinnering | Verstuurt een e-mail naar de geplande resources. Je kunt hier kiezen uit e-mail templates die je in de systeem instellingen kunt definiëren |
| Verstuur bevestiging | Verstuurt een e-mail naar de klant van het project. Je kunt hier kiezen uit e-mail templates die je in de systeem instellingen kunt definiëren |
| Voortgang | Voor het melden van voortgang op de activiteit |
| Taken | Voor het koppelen van taken aan een boeking |
Zie ook deze video tutorial voor het maken van boekingen. Hierin wordt het maken van boekingen getoond in het planbord, maar dit werkt in de agenda op precies dezelfde manier.
Hetzelfde geldt voor herhalende boekingen. In onderstaande video tutorial worden herhalende boekingen toegelicht in het planbord, maar deze werken eveneens in de agenda op dezelfde manier.