Een klant is de opdrachtgever van een project. Je gebruikt klanten voor selectie en rapportage doeleinden. Bij het aanmaken van een project is het selecteren van een klant verplicht. Standaard wordt jouw bedrijf ook als klant aangemaakt. Mocht je geen klanten willen opvoeren in het systeem, dan kun je altijd jouw bedrijf als klant opgeven bij het aanmaken van nieuwe projecten.
Klant toevoegen
Het toevoegen van klanten kan via Stamgegevens – Klanten. Het toevoegen van klanten kan één voor één via de knop ‘Klant toevoegen’, rechts bovenin het scherm. Daarnaast is het mogelijk om klanten in bulk te importeren via de optie rechts onderin het scherm. Meer over het importeren vind je in het artikel Importeren gegevens met Excel.
Bij het toevoegen van een klant zijn er twee verplichten velden. De klantcode en de klantnaam. Na het invoeren van deze gegevens voeg je de klant toe. Overige gegevens zijn in te voeren na het openen van de klant. Het is ook mogelijk om klanten automatisch te nummeren. Dit stel je in bij de systeeminstellingen. In dat geval hoef je bij het aanmaken van klanten geen code in te voeren.
Klantgegevens beheren
Binnen klanten kun je zoeken op code of naam. Via het klikken op de naam of via de link ‘Wijzigen’ rechts in het scherm open je de klant. Vervolgens heb je de volgende tabbladen tot je beschikking:
- Algemeen, voor de algemene klantgegevens. De velden Branche en Type klant moeten bekend zijn in Stamgegevens – Veldlijsten. De Accountmanager moet een resource in Timewax zijn.
- Adressen, voor het toevoegen van het adres van de klant. Het bezoekadres wordt standaard overgenomen in het locatie-veld van een planningsboeking.
- Bestanden, voor het aanmaken van mappen en het uploaden van bestanden.
Klanten verwijderen of deactiveren
Het is ook mogelijk om klanten te verwijderen of te deactiveren. Het verwijderen van klanten kan alleen op het moment dat er geen projecten aan een klant zijn gekoppeld. Je kunt de klant selecteren en verwijderen via de knop rechts onderin. Ook na het openen van de klant is deze te verwijderen via de knop rechts onderin.
Tip: Je kunt meerdere klanten in één keer selecteren en verwijderen door de CTRL of SHIFT toets te gebruiken.
Als klanten op projecten gebruik worden, dan kun je ze wel deactiveren. Zo blijft de klant beschikbaar in Timewax voor rapportage doeleinden, maar je kunt de klant niet meer voor andere doeleinden gebruiken. Je deactiveert een klant door het vinkje ‘Actief’ uit te vinken.
Zie ook deze video tutorial voor een toelichting op Klanten: