Een afdeling is in Timewax een belangrijk onderdeel van de stamgegevens Resources en Projecten. Ieder project en iedere resource dient te worden toegewezen aan een afdeling. De afdeling is belangrijk voor selectie- en rapportage doeleinden en is een belangrijk onderdeel bij de autorisatie van Urenstaten en Verlof Aanvragen.
Toevoegen van een afdeling
Het toevoegen van een afdeling doe je in Stamgegevens – Afdelingen. Het toevoegen van afdelingen dient één voor één te gebeuren en bestaat uit het vullen van een aantal verplichten velden:
- Afdelingscode
- Afdelingsnaam
- Afdelingsmanager
- Juridische entiteit
Het vullen van de Hoofdafdeling is optioneel. Hiermee kun je een hiërarchie van afdelingen aanmaken die je kunt gebruiken in de functie Bezetting. Na het aanmaken van de afdeling is het mogelijk deze te openen en te beheren. Bij het openen van de afdeling zie je de reeds ingevulde velden terug. Daarnaast heb je de keuze om de volgende velden verder aan te vullen:
- Back-up manager
- Resourcemanager
- Maandelijkse snapshot e-mail
Als je de optie van maandelijkse snapshot e-mail aanvinkt, dan ontvangt de afdelingsmanager op elke 2e werkdag van de maand een e-mail met een overzicht van alle belangrijke statistieken van de afdeling, zoals het percentage van de productiviteit en declarabiliteit.
Afdelingsmanager
De rol van de afdelingsmanager (en in mindere mate de back-up manager) kent in Timewax een aantal verantwoordelijkheden. Hieronder lichten wij deze toe:
- Urenstaten: In Urenstaten bestaat de instelling dat de afdelingsmanager van de resource de uren goedkeurt
- Verlof Aanvragen: De afdelingsmanager is de resource die de Verlof Aanvragen goedkeurt welke zijn ingediend door resources van zijn afdeling
De rol van de back-up manager is gelijk, al wordt deze niet proactief geïnformeerd op het moment dat er uren of verlofaanvragen worden ingediend. De functie van Resourcemanager kent geen dergelijke verantwoordelijkheden.