In Timewax kun je vanuit het planbord en de agenda in relatie tot planningsboekingen twee soorten e-mails versturen: een herinnering e-mail en een bevestiging e-mail. De opmaak van deze e-mails kun je van te voren definiëren in zogenaamde e-mail templates. Deze templates kun je beheren onder Systeeminstellingen op de pagina E-mail templates.
Herinnering e-mail
De herinnering e-mail wordt verstuurd naar alle resources die aan de planningsboeking zijn gekoppeld. De herinnering e-mail wordt typisch gebruikt om de betreffende resources te helpen herinneren aan de gegevens van planningsboeking, in het bijzonder als er aanpassingen hebben plaats gevonden.
Bevestiging e-mail
De bevestiging e-mail wordt verstuurd naar de klant van het project op de planningsboeking. De bevestiging e-mail wordt typisch gebruikt om aan klanten te bevestigen dat het project is ingepland en te informeren bij wijzigingen.
Versturen van e-mails
Bij de templates raden we aan om standaardwaarden in te stellen voor de volgende velden:
- Naam verzender
- Antwoord aan
De e-mails worden altijd verstuurd vanuit portal@timewax.com en niet namens het e-mail domein van jullie organisatie. Door een waarde mee te geven in het veld ‘Naam verzender’ kun je optisch een meer vriendelijke naam tonen aan de ontvanger. Zo ziet de ontvanger dan dat de e-mail afkomstig is van bijvoorbeeld ‘Afdeling planning ABC’ in plaats van portal@timewax.com.
Daarnaast kun je ook een ‘Antwoord aan’ e-mail adres opgeven, bijvoorbeeld planning@abc.com. Op die manier kunnen ontvangers antwoorden op de e-mail en dan wordt de e-mail gericht aan planning@abc.com in plaats van portal@timewax.com.
Variabelen
E-mail templates kunnen zowel in HTML als in platte tekst worden opgemaakt. Daarbij kan ook gebruik worden gemaakt van variabelen om dynamisch de gegevens van projecten, resources en de planningsboeking weer te geven. De volgende variabelen zijn in beide e-mail templates beschikbaar.
| Veld | Opmerking |
| {calendarEntry.date} | Datum van de boeking |
| {calendarEntry.project.code} | Code van het project |
| {calendarEntry.project.name} | Naam van het project |
| {calendarEntry.activity.name} | Naam van de activiteit |
| {calendarEntry.description} | Waarde uit het veld Omschrijving |
| {calendarEntry.startTime} | Starttijd van de boeking |
| {calendarEntry.endTime} | Eindtijd van de boeking |
| {calendarEntry.hours} | Aantal geplande uren |
| {calendarEntry.location} | Waarde uit het Locatie veld |
| {calendarEntry.otherResources} | Overige ingeplande resources |
| {calendarEntry.remarks} | Waarde uit het veld Opmerkingen |
| {company.code} | Code van de klant |
| {company.name} | Naam van de klant |
| {project.code} | Code van het project |
| {project.name} | Naam van het project |
| {project.description} | Opmerkingen bij het project |
| {activity.name} | Naam van de activiteit |
| {activity.description} | Omschrijving van de activiteit |
| {resource.firstNames} | Voornaam van de resource |
| {resource.lastName} | Achternaam van de resource |
| {resource.fullName} | Volledige naam van de resource |
| {entries.start} | Start van boekingsdetails |
| {entries.end} | Einde van boekingsdetails |
Variabelen tussen entries.start en entries.end worden herhaald, dus als er meerdere boekingen zijn geselecteerd dan zullen er ook meerdere boekingen in een e-mail worden weergegeven.