Met deze koppeling worden alle klant- en projectgegevens uit Exact Online overgenomen. Als je in Timewax de werkelijke uren met Urenstaten registreert, dan kunnen goedgekeurde uren ook automatisch worden teruggestuurd naar de tijd- en kosteninvoer in Exact Online (Projecten).
Projecten maken standaard onderdeel uit van het basispakket in Exact Online met “Uren en Facturen”. Met de ERP oplossing “Project Management” kun je in Exact een meer uitgebreide projectadministratie voeren, waaronder een WBS structuur per project. De koppeling werkt met zowel “Uren en Facturen” als “Project Management” voor het overhalen van projecten.
In dit artikel beschrijven we hoe je de koppeling activeert, welke gegevens worden uitgewisseld en welke instellingen je in de koppeling kunt configureren.
Activeren koppeling
Voordat de koppeling kan worden gebruikt dient deze geactiveerd te worden. Ga naar Stamgegevens > Systeeminstellingen en kies voor de optie Exact koppeling. Kies bij de getoonde keuzelijst het juiste land en klik op Activeer koppeling. Een aanmeldscherm voor Exact online zal worden getoond en na invullen van de inloggegevens van Exact is de koppeling actief.
Frequentie: de koppeling bestaat uit verschillende onderdelen (klanten, projecten en urenregels) die ieder in een interval van 60 minuten draaien.
Eenmalige instellingen
Na activeren van de koppeling moeten er een aantal extra velden worden gevuld zodat de koppeling de juiste gegevens zal verwerken. Ga hiervoor naar Stamgegevens > Systeeminstellingen en ga naar Exact koppeling.
| Veld | Opmerking |
| Divisie (administratie code) | Code van de gekoppelde administratie, automatisch gevuld na activeren van de koppeling |
| Klanten importeren | Activeer deze optie om automatisch nieuwe klanten uit Exact Online over te halen |
| Projecten importeren | Activeer deze optie om automatisch nieuwe projecten uit Exact Online over te halen |
| Voeg projectcode toe aan naam | Voor het toevoegen van de projectcode in de naam van het project in Timewax |
| Urenstaten exporteren | Activeer deze optie om goedgekeurde werkelijke uren naar Exact Online terug te sturen |
| Standaard projectmanager | Standaardwaarde voor de projectmanager als deze in Exact ontbreekt |
| Standaard type voor urenstaten | Voor het terugsturen van urenregels is het verplicht om een type mee te geven. In het geval deze niet wordt meegeleverd vanuit de urenregels in Timewax, zal deze waarde worden gebruikt |
| Historische klanten importeren vanaf | De aanmaakdatum vanaf wanneer klanten uit Exact naar Timewax moeten worden overgenomen |
| Historische projecten importeren vanaf | De aanmaakdatum vanaf wanneer projecten uit Exact naar Timewax moeten worden overgenomen |
| Verstuur foutenlog naar | E-mail adres voor verzenden van meldingen indien er een fout is opgetreden bij de verwerking |
| Verstuur cc foutenlog naar | CC e-mail adres voor verzenden van meldingen indien er een fout is opgetreden bij de verwerking |
Verder dienen bij Systeeminstellingen -> Overige instellingen, de volgende instellingen uit te staan:
- Gebruik autonummering bij klanten
- Gebruik autonummering bij projecten
- Gebruik autonummering bij activiteiten
Als deze instellingen namelijk aan staan, dan is het veld code niet beschikbaar voor de koppeling om de codes uit Exact over te nemen en dat kan er toe leiden dat stamgegevens dubbel aangemaakt worden.
Meerdere administraties koppelen
Bij het activeren van de koppeling wordt automatisch een koppeling gemaakt met de standaardadministratie in Exact. De code van deze administratie wordt in het veld Divisie opgeslagen. Als je een andere administratie wilt koppelen, dan dien je de code in het veld divisie te wijzigen.
Het is ook mogelijk om meerdere administraties in je Exact omgeving te koppelen met jouw Timewax omgeving. In dat geval worden klanten en projecten uit meerdere administraties in Timewax overgenomen en worden optioneel ook goedgekeurde urenregels teruggestuurd naar de verschillende administraties in Exact.
Om meerdere administraties in Exact te koppelen dien je:
- het veld Divisie leeg te laten
- voor elke administratie in Exact een juridische entiteit aan te maken in Timewax
Ga naar Systeeminstellingen en kies voor Juridische entiteiten. In dit scherm kun je voor elke administratie in Exact een juridische entiteit opvoeren. Zorg ervoor dat de code van de juridische entiteit gelijk is aan de divisie code van de administratie in Exact. Tot slot dien je voor elke Afdeling in Timewax aan te geven bij welke juridische entiteit deze hoort.
Belangrijk: zorg voor aparte codereeksen van klanten en projecten in de verschillende Exact administraties. Als codes namelijk hetzelfde zijn, dan kunnen klanten en projecten niet goed in Timewax verwerkt worden .
Waar vind ik de divisie code in Exact?
Voor de werking van de koppeling is de Exact divisie code een belangrijk gegeven. De divisie code is de code van de administratie. Deze is niet makkelijk te vinden, maar met de volgende stappen te achterhalen:
- Ga naar Exact.
- Ga linksboven naar administraties en klik op ‘alle opties’.
- Je krijgt nu een scherm met administraties: ga met je muis op het veld ‘Code’ staan van de gewenste administratie.
- Er verschijnt een link onderin je browser. Hierin staat de divisiecode van de administratie vermeld.
- Indien je browser dit niet laat zien, sleep dan de ‘Code’ naar een nieuwe tab in je browser. De divisiecode staat nu in de URL vermeld.
Klanten
In de onderstaande tabel wordt beschreven welke klantgegevens uit Exact overgenomen worden.
| Veld Exact | Veld Timewax | Toelichting | Verplicht |
| Code | Code | Ja | |
| Naam | Naam | Ja | |
| Adres | Adres | Nee | |
| Postcode | Postcode | Nee | |
| Plaats | Plaats | Nee | |
| Land | Land | Nee |
Projecten
In de onderstaande tabel wordt beschreven welke projectgegevens uit Exact overgenomen worden.
| Veld Exact | Veld Timewax | Toelichting | Verplicht |
| Code | Code | Ja | |
| Omschrijving | Naam | Ja | |
| Projectleider | Projectmanager | Projectmanager van het project (wordt automatisch aangemaakt als die niet in Timewax bestaat) | Nee |
| Relatie | Klant | Ja |
In Timewax worden voor elk project activiteiten aangemaakt. Dit is afhankelijk van de opzet van het project in Exact. Als je werkt met de module Project Management van Exact, dan zijn er drie mogelijkheden:
- Het project heeft in Exact geen onderverdeling
- Het project in Exact is onderverdeeld in uursoorten
- Het project heeft in Exact een WBS
In het eerste geval wordt er in Timewax één activiteit aangemaakt “Algemeen”. Deze activiteit bevat ook het begroot aantal uren van het project. In de overige twee gevallen wordt er per uursoort of WBS onderdeel een activiteit aangemaakt met de bijhorende begrote uren. Als je niet over de module Project Management beschikt, dan wordt altijd maar één activiteit “Algemeen” aangemaakt.
Werkelijke uren
In de onderstaande tabel wordt beschreven welke gegevens van urenregels naar Exact onder tijd- en onkosteninvoer worden teruggestuurd. De koppeling stuurt alleen urenregels terug die in Timewax zijn goedgekeurd.
| Veld Timewax | Veld Exact | Toelichting | Verplicht |
| Resource code | Medewerker zoekcode | Ja | |
| Project code | Project code | Ja | |
| Activiteit code | WBS-activiteit | Ja | |
| Type code | Urensoort code | Indien niet aanwezig vanuit de urenregel wordt de standaardwaarde bij de instellingen van de koppeling gebruikt | Ja |
| Datum | Datum | Ja | |
| Uren | Aantal | Ja |