Met deze koppeling worden alle klant en project gegevens uit Exact Online overgenomen. In Timewax doe je de volledige projectadministratie. Geautoriseerde werkelijke uren in Timewax worden direct na het autoriseren doorgezet naar de tijd- en kosteninvoer in Exact Online (Projecten).
Activeren koppeling
Voordat de koppeling kan worden gebruikt dient deze geactiveerd te worden. Ga naar Stamgegevens > Systeeminstellingen en kies voor de optie Exact Online koppeling. Kies bij de getoonde keuzelijst het juiste land en klik op Activeer koppeling. Een aanmeldscherm voor Exact online zal worden getoond en na invullen van de aanmeldgegevens voor Exact is de koppeling actief.
Eenmalige instellingen
Na activeren van de koppeling moeten er een aantal extra velden worden gevuld zodat de koppeling de juiste gegevens zal verwerken. Ga hiervoor naar Stamgegevens > Systeeminstellingen en ga naar Exact Online koppeling.
| Veld | Opmerking |
| Klanten importeren | Activeer deze optie om klanten uit Exact Online over te halen |
| Projecten importeren | Activeer deze optie om projecten uit Exact Online over te halen |
| Uren exporteren | Activeer deze optie om werkelijke uren naar Exact Online over te halen |
| Voeg projectcode toe aan naam | Bij het aanmaken van een project zal de projectcode ook in de naam worden gezet. |
| Exact Divisie (administratie code) | Automatisch gevuld na activeren van de koppeling |
| Default type (uren regels) | Voor het toevoegen van uren regels is het verplicht om een type mee te geven. In het geval dat deze niet is aangeleverd vanuit Timewax zal deze default worden gebruikt |
| Verstuur foutenlog naar | E-mail adres voor verzenden van meldingen indien er een fout is opgetreden bij de verwerking |
| Verstuur cc foutenlog naar | CC e-mail adres voor verzenden van meldingen indien er een fout is opgetreden bij de verwerking |
| Begindatum | De begindatum regelt de scope waarin de integratie projecten en klanten overhaalt |
| Eind datum | De einddatum regelt de scope waarin de integratie projecten en klanten overhaalt |
| Default Projectmanager | De standaardwaarde voor de projectmanager die wordt meegegeven aan een project |
Klanten
Met deze koppeling kan je de klanten overzetten naar Timewax. Hieronder vind je een tabel met alle informatie die uit Exact gehaald wordt voor klanten.
- Timewax: Klanten
- Exact: Relaties -> Klanten
- Frequentie: Ieder uur
| Veld Exact | Veld Timewax | Toelichting | Verplicht |
| Code | Code | Code van de klant | Ja |
| Naam | Naam | Naam van de klant | Ja |
| Naam | Naam debiteurrol | Naam zoals vermeld op factuur | Nee |
| Adres | Adres debiteurrol | Adres zoals vermeld op factuur | Nee |
| Postcode | Postcode debiteurrol | Postcode zoals vermeld op factuur | Nee |
| Plaats | Plaats debiteurrol | Plaats zoals vermeld op factuur | Nee |
| Land | Land debiteurrol | Land zoals vermeld op factuur | Nee |
Projecten
Nadat je de klanten heb overgezet naar Timewax kan je de projecten ook ophalen naar Exact. Hieronder vind je een tabel met alle informatie die uit Exact gehaald wordt voor projecten
- Timewax: Projecten
- Exact: Projecten
- Frequentie: Ieder uur
| Veld Exact | Veld Timewax | Toelichting | Verplicht |
| Code | Code | Code van het project | Ja |
| Omschrijving | Naam | Naam van het project | Ja |
| Projectleider | Projectmanager | Projectmanager van het project (wordt automatisch aangemaakt als die niet in Timewax bestaat) | Nee |
| Relatie | Klant | Project is gekoppeld aan een klant | Ja |
| WBS | Activiteiten | Activiteiten vind je in Exact onder WBS (Work breakdown structure) | Nee |
| Urensoort | Type | Dit regelt het tarief waar het project ondervalt | Nee |
| Begroting | Begrote uren | Het aantal uren dat we verwachten bezig te zijn met een project | Nee |
Werkelijke uren
Met de koppeling tussen Timewax en Exact kan je de urenstaten uit Timewax naar Exact sturen. Hieronder vind je een tabel met alle informatie die uit Timewax gehaald wordt en vervolgens in Exact wordt gestopt onder Tijd- en onkosteninvoer.
- Timewax: Urenstaten
- Exact: Tijd- en onkosteninvoer
- Frequentie: Direct na goedkeuren van de urenregel
| Veld Timewax | Veld Exact | Toelichting | Verplicht |
| Resource code | Medewerker zoekcode | Dit is de code die bij de resource hoort waarop de uren geboekt zijn | Ja |
| Project code | Project code | Dit is de code van het project | Ja |
| Activiteits code | WBS-activiteit | Dit is de activiteit waaronder de uren worden geregristreerd | Ja |
| Type code | Urensoort code | Dit veld is voor het Urensoort type zodat we het tarief kunnen berekenen | Ja |
| Datum | Datum | Dit is de datum van de regel | Ja |
| Uren | Aantal | Dit is het aantal uren wat er is gewerkt | Ja |
Exact Online – Waar vind ik de divisie code?
Voor de werking van de Timewax-Exact-koppeling is de Exact divisie code een belangrijk gegeven. In dit artikel staat beschreven waar deze code in Exact gevonden kan worden.
- Open de Exact omgeving.
- Ga linksboven naar administraties en klik op ‘alle opties’.
- Je krijgt nu een scherm met administraties: ga met je muis op het veld ‘Code’ staan van de gewenste administratie.
- Er verschijnt een link onderin je browser. Hierin staat de divisiecode van de administratie vermeld.
- Indien je browser dit niet laat zien, sleep dan de ‘Code’ naar een nieuwe tab in je browser. De divisiecode staat nu in de URL vermeld.