Met het berekenen van de prognose-verschillen krijg je een prognose op je projectresultaten op het gebied van het budget en de planning. Dit stelt projectmanagers in staat om tijdig bij te sturen.
De prognose-verschillen zijn beschikbaar in de Opvragingen, Analytics en in de Voortgang e-mails. In dit artikel worden de prognose-verschillen toegelicht aan de hand van cijfervoorbeelden. De prognose-verschillen worden berekend op basis van de ingediende voortgang per activiteit.
Prognose planningsverschil
Op basis van de laatst gemelde voortgang per activiteit, worden de hoeveelheid uren berekend, die in de planning toegevoegd of verwijderd moeten worden. Hiermee kan tijdig gesignaleerd worden dat er:
- Meer uren gepland moeten worden of
- Niet benodigde uren uit de planning gehaald kunnen worden
Prognose begrotingsverschil
Op basis van de laatst gemelde voortgang per activiteit, wordt het verwachte resultaat berekend van een activiteit. Hiermee kan tijdig gesignaleerd worden wanneer er:
- Een tekort aan budget is of
- Actie ondernomen moet worden op de resource planning van de activiteit.
Uitgangspunten berekening prognose-verschillen
- Standaard peildatum is de huidige datum (vandaag)
- Vandaag wordt gerekend tot ‘Uren verleden’
- Alleen geautoriseerde werkelijke uren worden meegeteld
- Bij afwezigheid van werkelijke uren, worden geplande uren meegeteld
- Er wordt gerekend met de laatst opgegeven voortgang
- Indien opgegeven worden de ‘Nog benodigde uren’ gebruikt boven ‘% gereed’
Tip! Bij het beoordelen van de prognose-verschillen is het van belang te kijken naar de datum waarop de laatste voortgang is ingediend. Als dit te ver in het verleden ligt, dan neemt de betrouwbaarheid van de prognose-verschillen af.
Cijfervoorbeeld
Aan de hand van 3 scenario’s worden de cijfervoorbeelden toegelicht:
- Scenario 1: Voortgang met alleen % gereed
- Scenario 2: Voortgang met nog benodigde uren
- Scenario 3: Er wordt geen voortgang gemeten
Voorbeeld scenario:
- Een project met één activiteit
- De begrote uren voor deze activiteit zijn 80
- Er wordt één resource ingepland over 2 weken
- In week 1 heeft deze resource werkelijke uren ingediend, die ook zijn geautoriseerd
- In week 2 op maandag wordt voortgang ingediend
- In week 2 op dinsdag maken we de balans op
Schematisch ziet dit er als volgt uit:
Scenario 1: Voortgang met alleen % gereed
Er is een voortgang ingediend van 30% gereed. Het aantal nog benodigde uren is niet opgegeven.
Op basis van deze gegevens kunnen de volgende berekeningen worden gemaakt:
- Voortgang = 30%
- Uren verleden = 48
- Uren toekomst = 24
- Prognose planningsverschil = (70% van 80) – Uren toekomst = 56 – 24 = +32
- Prognose begrotingsverschil = 80 – 48 – 56 = -24
Er moeten dus nog 32 uur worden toegevoegd in de planning voor het afronden van de activiteit. Er wordt een negatief begrotingsverschil verwacht van 24 uur.
Scenario 2: Voortgang met nog benodigde uren
Er is een voortgang ingediend van 30% gereed, met een opgave van 8 benodigde uren om de activiteit af te ronden.
Op basis van deze gegevens kunnen de volgende berekeningen worden gemaakt:
- Nog benodigde uren = 8
- Uren verleden = 48
- Uren toekomst = 24
- Prognose planningsverschil = Nog benodigde uren – Uren toekomst = 8 – 24 = -16
- Prognose begrotingsverschil = 80 – 48 – 8 = +24
Er zijn minder uren nodig om de activiteit af te ronden dan dat er nu in de planning (toekomst) staat. Het planningsverschil geeft aan dat er 16 uur uit de planning verwijderd kan worden. Er wordt een positief begrotingsverschil verwacht van 24 uur.
Scenario 3: Er wordt geen voortgang gemeten
Waneer er geen voortgang is opgegeven, worden de prognose-verschillen berekend aan de hand van de begrote uren.
Op basis van deze gegevens kunnen de volgende berekeningen worden gemaakt:
- Uren verleden = 48
- Uren toekomst = 24
- Prognose planningsverschil = Begroot – Verleden – Toekomst = 80 – 48 – 24 = +8
- Prognose begrotingsverschil = 0
Het planningsverschil geeft aan, dat er 8 uur te weinig is ingepland om in totaal op de begroting van 80 uur uit te komen. Er zijn geen voortgangsgegevens beschikbaar, waardoor er geen prognose gesteld kan worden over (positieve) begrotingsverschillen. In dit voorbeeld wordt dan het verschil gelijk gesteld aan nul. Als in dit voorbeeld het aantal uren in de toekomst bijvoorbeeld 40 uur zal zijn, dan wordt het begrotingsverschil: 80 – 48 – 40 = -8.
Voor een uitleg van de prognose-verschillen, zie ook deze training webinar: