Met de Gantt Chart kun je een project in doorlooptijd plannen. De Gantt Chart wordt voornamelijk gebruikt voor grote projecten met meerdere resources, veel activiteiten en afhankelijkheden. Vaak ontstaat er dan de behoefte om het project te visualiseren zodat project managers ermee kunnen communiceren naar bijvoorbeeld het projectteam, leveranciers en de klant.
Veelal maak je met de Gantt Chart dus eerst de project planning en daarna ga je de resource planning doen in het planbord. Bij kleine projecten wordt de Gantt Chart meestal achterwege gelaten. Je gaat dan meteen naar het planbord om de resources te plannen.
De Gantt Chart is te vinden in het menu onder Applicaties – Gantt Chart. In dit artikel gaan we op het volgende in:
- Introductie
- Weergaven
- Bewerkingen
- Weergave opties
- Versies
Introductie
Aan de rechterkant kun je het gewenste project selecteren. Aan de linkerkant worden de activiteiten van het project weergegeven. In het midden zie je dan vervolgens de planning van de activiteiten. Je ziet de doorlooptijd die in de vorm van balkjes wordt gevisualiseerd.
Rechts bovenin heb je een aantal navigatie opties:
Hiermee kun je tot op dagniveau inzoomen
Met deze optie kun je weer uitzoomen
Deze optie zorgt ervoor dat de gehele planning in het scherm wordt weergeven
Hiermee kun je in één keer alle subactiviteiten openklappen
Met deze optie klap je het hele project weer dicht tot op de hoofdactiviteiten
Hiermee kun je een nieuwe activiteit op het hoofdniveau aanmaken
De blauwe verticale lijn geeft de dag van vandaag weer. Zo kun je precies zien hoe de start- en einddatum van activiteiten zich verhouden tot de dag van vandaag.
Als de balkjes grijs zijn, dan zijn ze in feite nog niet gepland. De activiteiten hebben nog geen start- en einddatum. Pas als je het grijze balkje verplaats of langer maakt krijgen ze pas echt een doorlooptijd. Je ziet dat de kleur dan ook verandert.
Je kunt activiteiten ook met elkaar koppelen. Je brengt dan een afhankelijkheid aan. We ondersteunen alleen de afhankelijkheid van het type ‘einde’ naar ‘start’. Dit doe je door met je muis aan het einde van een balkje te slepen naar het begin van een andere activiteit.
Activiteiten kunnen elkaar strak opvolgen, maar je kunt de tijd tussen de balkjes ook vergroten (lag time). Je kunt activiteiten ook aan elkaar koppelen en de opvolgende activiteit bijvoorbeeld halverwege de voorgaande activiteiten laten beginnen (lead time). Bij het schuiven van de planning worden de tijden tussen de balkjes altijd onthouden en in stand gehouden.
Zie ook deze video tutorial:
Weergaven
Voordat je kunt gaan plannen dien je eerst het project te selecteren. Projecten worden aan de rechterkant weergegeven met behulp van weergaven. Dit zijn precies dezelfde weergaven die je ook in het planbord en de agenda functie beschikbaar hebt. In de Gantt Chart kun je alleen weergaven gebruiken die projecten tonen.
De projecten worden in een lijst weergegeven. Je kunt ook in deze lijst filteren door middel van het filterveld boven de lijst. Er wordt gefilterd op basis van:
- Code
- Naam
- Klant
- Project manager
Tip: je kunt ook meerdere projecten tegelijkertijd selecteren. Dit doe je met de CTRL en SHIFT toets. Standaard worden alle projecten uitgeklapt. Bovenin kun je ze in één keer allemaal inklappen. Als een project meerdere versies heeft van de planning, dan wordt altijd de laatste versie met status ‘Definitief’ getoond.
Zie ook deze video tutorial:
Bewerkingen
Als je een activiteit wilt maken op het hoofdniveau, dan dien je rechts bovenin het scherm op het plus-icoon te klikken. De activiteit wordt dan als laatste activiteit toegevoegd. Als je vervolgens op een een activiteit in de linker sectie dubbel klikt dan kun je direct een aantal stamgegevens van de activiteit aanpassen:
- Code
- Naam
- Begrote uren
- Teammanager
- Status
- Kleur
- Mijlpaal (bepaalt de vorm in de Gantt Chart)
- Resource boekingen (bepaalt of de activiteit beschikbaar is in het planbord en de agenda)
- Gantt Chart (bepaalt of de activiteit beschikbaar is in de Gantt Chart)
Met de optie ‘Resource boekingen’ kun je bepalen dat je niet alle activiteiten beschikbaar wilt stellen voor resource planning in het planbord en de agenda. Voor sommige activiteiten, zoals ‘Review door klant’ hoef je zelf geen resources in te plannen. Op deze manier houd je het overzicht in het planbord beknopt terwijl je in de Gantt Chart wel altijd het volledige overzicht hebt.
Aanpassen planning
Naast het aanpassen van de balk door ermee te slepen of door hem korter of langer te maken, kun je de doorlooptijd ook aanpassen door op de balk te dubbel klikken. Je kunt dan de volgende velden aanpassen:
- Startdatum
- Einddatum
- Doorlooptijd (in dagen)
- Schatting (voor rapportage doeleinden)
- Label (vrij veld voor weergave als balktekst)
- Opmerkingen
Overige opties
Door op de rechter muisknop te klikken als je op een activiteit staat heb je verschillende opties:
- Activiteit toevoegen
- Voortgang toevoegen
- Activiteit bewerken
- Balk bewerken
- Verwijder afhankelijkheid
- Verhang activiteit rechts
- Verhang activiteit links
- Verwijder balk
- Sluit planning aan
- Ga naar startdatum
Het koppelen van activiteiten doe je door te klikken op een balk in de planning. Middels het cirkeltje (links, rechts) kun je een pijl trekken en maak je een nieuwe relatie. Om een afhankelijkheid te verwijder klik je met rechtermuis knop op een activiteit en kies je voor de optie ‘Verwijder afhankelijkheid’.
Zie ook deze video tutorial:
Weergave opties
Je kunt in de Gantt Chart per project de weergave bepalen. Let wel dat dit dus per project wordt opgeslagen en dat de instellingen niet voor de weergave van alle projecten gelden. Op deze manier kun je op maat de weergave per project instellen.
Aan de linkerkant kun je de sectie verder open slepen. Op die manier zie je alle beschikbare kolommen. Je kunt de volgorde wijzigen door ze simpelweg te verslepen.
Rechts onderin het scherm kun je bij de optie ‘Instellingen’ ook de weergave van de planning configureren. Je kunt het volgende instellen:
- Balktekst links
- Balktekst rechts
- Balktekst boven
- Balktekst onder
- Balk kleur
- Voortgang tonen
- Kritieke pad tonen
- Waarschuwingen tonen
In de balkjes kun je de voortgang tonen. Dit is het percentage gereed dat per activiteit door een gebruiker gemeld wordt.
Je kunt ook het kritieke pad tonen. Door deze optie aan te zetten, worden de activiteiten opgelicht die in het kritieke pad liggen. Een kritiek pad wordt bepaald door de activiteiten in een projectplanning die de einddatum bepalen. In de planning van een project ontstaat een kritiek pad als sommige van de uit te voeren activiteiten of taken van andere activiteiten afhankelijk zijn. Een activiteit ligt in het kritieke pad, als het schuiven van die activiteit het schuiven van de einddatum veroorzaakt.
Als je de waarschuwingen activeert, dan verschijnt er voor de activiteiten een kolom waarin een of meer van de volgende afwijkingen worden gemeld:
- Geen begrote uren
- Geen resource boekingen
- Geplande uren > begrote uren
- Open aanvraag boekingen
- Buiten resource planning
De melding ‘Buiten resource planning’ geeft aan dat er resource boekingen zijn gemaakt die voor de startdatum of na de einddatum van de activiteit liggen.
Zie ook deze video tutorial:
Versies
Je kunt meerdere versies van een planning bijhouden. Dit doe je rechts onderin het scherm. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld eerst een conceptplanning te maken voordat je hem definitief maakt. Naderhand kun je versies ook met elkaar vergelijken. Dit kan handig zijn om de ‘werkelijke’ planning eens te vergelijken met de planning zoals die aan het begin van het project was gemaakt.
Een versie heeft twee mogelijke statussen:
- Concept
- Definitief
De Gantt Chart van een project wordt ook visueel weergegeven in het planbord met projecten. Hier wordt altijd de laatste definitieve versie getoond. Standaard krijgt een nieuwe versie de status ‘Definitief’. Versies kun je eenvoudig wijzigen en verwijderen.
Als je een nieuwe versie aanmaakt, dan heb je drie mogelijkheden ten aanzien van de planningsgegevens. Je kunt namelijk de optie ‘Gebaseerd op versie’ gebruiken met de volgende opties:
- Geen: je moet dan alle activiteiten opnieuw plannen
- Een bestaande versie selecteren: alle planningsgegevens worden dan van deze versie gekopieerd
- Gebaseerd op resource boekingen: de doorlooptijd van de activiteiten wordt dan gebaseerd op de eerste en laatste resource boeking per activiteit
Op het moment dat je een versie maakt op basis van resource boekingen, dan worden er per definitie geen afhankelijkheden gecreëerd.
Zie ook deze video tutorial: