Met de iCalendar functie heeft iedere resource die een gebruiker is, een persoonlijke internetagenda. Een internetagenda is een agenda die je ophaalt uit een bronsysteem (in dit geval Timewax) en weergeeft in een agenda systeem zoals Outlook.
Elke gebruiker heeft een persoonlijke iCalendar link naar een iCal bestand op de Timewax servers dat hun planningsgegevens bevat. Wij werken het bestand voortdurend bij op basis van de boekingen die aangemaakt en gewijzigd worden in de Agenda en het Planbord.
In je agenda instellen
Je kan medewerkers hun persoonlijke link e-mailen vanuit Resources. Vervolgens kun je de link kopiëren en plakken in je favoriete agenda systeem, zoals Outlook, Google agenda of de Apple agenda.
Voor het instellen in Office 365 Outlook (webversie) doorloop je de volgende stappen:
- Klik in het linkermenu op ‘Agenda toevoegen’
- Klik op ‘Abonneren via internet’
- Plak de link
- Geef de agenda een naam en eventueel een kleur
- Klik op ‘Importeren’
Voor het instellen in de Google agenda doorloop je de volgende stappen:
- Ga in het linkermenu naar ‘Andere agenda’s’
- Klik op het + icoon
- Selecteer de optie ‘Via URL’
- Plak de link en klik op ‘Agenda toevoegen’
Voor het instellen in de Apple agenda doorloop je de volgende stappen:
- Ga naar ‘Bestand’
- Kies ‘Nieuw agenda abonnement’
- Plak de link en klik op ‘Abonneer’
- De agenda wordt nu toegevoegd
- Ga naar de eigenschappen van de agenda en kies voor de optie om elke 5 minuten bij te werken
Zie ook deze video tutorial:
Update frequentie
Vanuit Timewax wordt het iCal bestand van gebruikers iedere 5 minuten geactualiseerd mits er wijzigingen zijn. Het is vervolgens aan het betreffende agenda systeem hoe vaak dit iCal bestand wordt gesynchroniseerd. Vanuit Timewax geen wij hier verder geen invloed op.
Google claimt dat een iCal link in ieder geval iedere 12 uur wordt geactualiseerd. Dat kan dus ook vaker zijn. Microsoft daarentegen zegt dit in ieder geval iedere 24 uur te doen. In de agenda van Apple kun je zelf de update frequentie aangeven.