Inrichting
Multidisciplinair team
Betrek in dit stadium stakeholders vanuit zowel de techniek als de operatie. Iets kan technisch wel kloppen, maar operationeel onhandig werken. Input van meerdere partijen is daarom belangrijk.
Betrek specialisten
Wil je integreren met een extern platform via onze API of via een standaardkoppeling met een ERP-systeem? Betrek dan tijdens de inrichting specialisten op dit gebied. Zo verloopt het inrichten soepeler.
Lean data synchronisatie
Overbodige data zorgt voor vervuiling. Wees daarom kritisch op de data die je naar Timewax stuurt. Haal bijvoorbeeld alleen de klanten, resources en projecten op die je echt nodig hebt.
Benodigde tijd
Reserveer voldoende tijd voor de inrichting. De ervaring leert namelijk dat het inrichten meer tijd in beslag kan nemen. Timewax is flexibel en er zijn namelijk meerdere mogelijkheden om processen in te richten. Neem de tijd om hierover na te denken en uit te werken.
Betrek de eindgebruikers
Bereidt de eindgebruikers ruim op tijd voor op de komst van Timewax. De overstap naar een nieuw platform is altijd even wennen. Een gebruiker wil je niet op het laatste moment hierover informeren.
Inrichting proces
Tijdens de inrichting maak je al kennis met Timewax. Dit geeft je de kans om na te denken over mogelijk nieuwe processen binnen je bedrijf. Neem dit meteen mee, want dan kunnen wij ook deze onderdelen toevoegen aan de training.
Training
Afgeronde inrichting
Idealiter is de inrichting afgerond, voordat wij de trainingen starten. Op dit punt in het proces van de onboarding wil je namelijk graag dat alle gegevens in Timewax kloppen. Wij willen voorkomen dat het inrichten en trainen door elkaar loopt, want dat vertraagt de implementtie.
Deel voortgang
Maak de organisatie deelgenoot van de voortgang van de onboarding, bijvoorbeeld via een wekelijkse nieuwsbrief. Zo kun je de verwachtingen van stakeholders centraal managen en voorkom je teleurstellingen en verrassingen.
Deel content
Bij het kenbaar maken van Timewax binnen de organisatie helpt het om content te delen zoals video’s, blogs en help artikelen. Hiermee maak je het ‘nieuwe’ platform namelijk tastbaar.
Betrokkenheid key-users
Het is ons doel dat key-users bij de livegang voldoende kennis hebben om zelf met Timewax te werken en hun collega’s hierin te ondersteunen. Het is daarom cruciaal dat deze key-users altijd aanwezig zijn bij de trainingen.
Oefen mee
Timewax heeft een hoop functionaliteit te bieden. Om al deze functies eigen te maken, helpt het als je weet waar je in Timewax moet zijn. Je onthoudt dit beter als je tijdens de verschillende trainingsessies zelf mee klikt.
Training in klein gezelschap
Bij voorkeur trainen wij met niet meer dan vier key-users per sessie. Wij houden de sessies namelijk graag interactief en efficiënt. Dat lukt minder goed met grotere groepen.
Leren door te doen
Wij leggen graag uit hoe Timewax werkt. Echter, een nieuwe softwarepakket leren kennen werkt toch het snelst door het zelf te doen. Wacht dus niet en oefen tussentijds zelf met Timewax.
Proces vastlegging
Door te oefenen met Timewax krijg je ook gevoel bij de mogelijkheden en het gewenste proces. Documenteer dit tijdig. Als jullie hier te laat mee beginnen dan gaat dit achteraf meer tijd kosten.
Vragen & antwoorden
Tijdens een trainingssessie is er altijd ruimte om vragen te stellen. Het helpt ons als je deze vragen vooraf en centraal deelt. Wij kunnen ons dan goed voorbereiden en deze vragen gestructureerd behandelen.
Livegang
Stel werkprocessen op per functie/rol
Probeer processen zoveel mogelijk uit te werken. Zijn er twijfels over de werkwijze? Dan is het voor medewerkers fijn als ze op documentatie terug kunnen vallen.
Functioneel gefaseerd live
Richt je bijvoorbeeld eerst op het plannen met Timewax. Gaat dit goed? Start dan de volgende fase en voeg het schrijven van werkelijke uren toe. Op deze manier kan de organisatie stapsgewijs meegroeien en bekend worden met de functionaliteiten die Timewax biedt.
Gefaseerd live per afdeling
Net als dat je functioneel gefaseerd live kunt gaan, kan dit ook per afdeling. Start in dit geval eerst met afdeling A. Is de implementatie afgerond voor deze afdeling? Leer van de ervaringen en vervolgens verder met de andere afdeling.
Zoek je meer inspiratie over het implementeren en invoeren van software? Lees dan eens deze artikelen:
- Centraal of decentraal invoerenCentralised or decentralised implementation
- Big bang of gefaseerd invoerenBig bang or phased implementation
- Proces of systeemgedreven invoerenProcess or system-driven implementation
Verzamel feedback
Organiseer feedback rondes, zodat de verschillende typen gebruikers kunnen delen hoe zij Timewax ervaren. Vervolgens kan je met deze feedback, waar nodig, het proces aanpassen. Heb je liever nog wat advies, ga dan met ons in gesprek.
Beheerorganisatie
De key-users in jullie organisatie zijn getraind en volledig bekend met Timewax. Misschien waren zij zelfs betrokken bij het inrichten van de software. Zij zijn bij jullie intern de beheerders van Timewax. Daarnaast zijn zij het aanspreekpunt voor alle andere gebruikers bij jullie in het bedrijf. Komen de key-users er niet uit en gaat het verder dan een eerstelijns vraag? Dan zijn wij uiteraard beschikbaar voor raad en daad.
Knowledgebase
Timewax beschikt over een uitgebreide knowledge base. Hier kan je alle informatie vinden met betrekking tot onze applicaties. Maak hier gebruik van. Dat scheelt weer wachten op een antwoord van ons support team.