Importeren gegevens met Excel

Het is mogelijk om de volgende gegevens in Timewax te importeren:

• Stamgegevens klanten
• Stamgegevens projecten
• Stamgegevens resources

Als gebruiker dien je geautoriseerd te zijn om gegevens te importeren. Dit bepaal je in Gebruikersprofielen. De importfunctie kun je vinden onderin het scherm van de betreffende applicatie. Je kunt daar ook een sjabloon spreadsheet downloaden. Dit spreadsheet bevat de juiste kolommen en bevat ook opmerkingen die aangeven welke waarden er worden verwacht.

Voor het importeren doorloop je de volgende stappen:

1. Open het importeer scherm via de knop ‘Importeren’
2. Download het Excel-sjabloon via de knop ‘Sjabloon downloaden’
3. Vul het sjabloon met gegevens en sla deze op
4. Laad het bestand via de optie ‘Bladeren’
5. Beoordeel de meldingen die automatisch tijdens het importeren getoond worden
6. Laad definitief de gegevens via de optie ‘Importeren’

Aandachtspunten en beperkingen:

• Bestaande gegevens kunnen niet met de importfunctie worden bijgewerkt
• Per keer kunnen maximaal 100 records worden geïmporteerd
• Regels met een of meerdere fouten worden niet geïmporteerd
• Alle validaties zoals bij handmatige invoer zijn van toepassing

Tip: een fout kan snel gemaakt worden waardoor je heel veel stamgegevens in één keer hebt ingelezen en mogelijk wilt verwijderen. In de Stamgegevens kun je met de SHIFT-toets meerdere stamgegevens in één keer selecteren en verwijderen.

Klanten importeren

In Stamgegevens – Klanten kun je klanten importeren. Het is belangrijk om te bepalen hoe je omgaat met het coderen van klanten. Je kunt dit automatisch laten doen door Timewax of handmatig, omdat je bijvoorbeeld het klantnummer uit een ander systeem wilt aanhouden.

Bij Systeem instellingen in de sectie ‘Overige instellingen’ kun je het automatisch nummeren aan of uit zetten. Als je het automatisch nummeren uit hebt staan, dan kun je vervolgens nog bepalen of de handmatig ingegeven code uniek moet zijn. Deze instelling zal ook van belang zijn bij het importeren van klanten.

Automatisch nummeren staat:

• Aan -> elk record uit het Excel-sheet leidt tot een nieuw aangemaakte klant
• Uit  ->  elk record uit het Excel-sheet leidt tot een nieuw aangemaakte klant tenzij de code al bestaat.

Zie ook deze video tutorial:

Projecten importeren

In Stamgegevens – Projecten kun je projecten en activiteiten importeren. Het is belangrijk om te bepalen hoe je omgaat met het coderen van projecten en activiteiten. Je kunt ze automatisch laten nummeren door Timewax of handmatig, omdat je bijvoorbeeld het projectnummer uit een ander systeem wilt aanhouden.

Bij Systeem instellingen in de sectie ‘Overige instellingen’ kun je het automatisch nummeren voor projecten en activiteiten aan of uit zetten. Voor projecten geldt dat als je het automatisch nummeren uit hebt staan, dat je vervolgens nog kunt bepalen of de handmatig ingegeven code uniek moet zijn. Deze instelling zal ook van belang zijn bij het importeren van projecten.

Automatisch nummeren staat:

• Aan -> elk record uit het Excel-sheet leidt tot een nieuw aangemaakt project
• Uit  ->  elk record uit het Excel-sheet leidt tot een nieuw aangemaakte project tenzij de code al bestaat.

Het spreadsheet voor het importeren van projecten bestaat uit twee werkbladen. Een voor de projecten en een voor de activiteiten. Het is van belang dat in het werkblad van de activiteiten ook de code van het bijhorende project wordt vermeld, anders kan de import niet correct plaatsvinden.

Verdere gelden de volgende uitgangspunten:

• Klant moet in Timewax bestaan
• Afdeling moet in Timewax bestaan
• Projectmanager moet in Timewax bestaan
• Als er geen activiteiten worden opgegeven, dan wordt standaard de activiteit ‘Algemeen’ aangemaakt

Zie ook deze video tutorial:

Resources importeren

In Stamgegevens – Resources kun je resources. Het is belangrijk om te bepalen hoe je omgaat met het coderen van resources. Je kunt ze automatisch laten nummeren door Timewax of handmatig, omdat je bijvoorbeeld het personeelsnummer uit een ander systeem wilt aanhouden.

Bij Systeem instellingen in de sectie ‘Overige instellingen’ kun je het automatisch nummeren voor resources aan of uit zetten. Bij het importeren wordt naar deze instelling gekeken. Automatisch nummeren staat:

• Aan -> elk record uit het Excel-sheet leidt tot een nieuw aangemaakte resource
• Uit  ->  elk record uit het Excel-sheet leidt tot een nieuw aangemaakte resource tenzij de code al bestaat.

Verdere gelden de volgende uitgangspunten:

• Afdeling moet in Timewax bestaan
• Functie moet in Timewax bestaan
• De kolommen voor de dagen van de week moeten verplicht een numerieke waarde hebben

Afhankelijk of de resource een persoon is en een gebruiker zijn sommige velden wel of niet verplicht. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke velden verplicht zijn.

Zie ook deze video tutorial: