In Jira is het makkelijk om per ticket tijd te schrijven en daarmee de bestede uren bij te houden. Met deze koppeling kan je deze tijd vanuit Jira overhalen naar de urenstaten van de medewerkers in Timewax. In dit artikel leggen we uit hoe je de koppeling activeert en welke instellingen van belang zijn.
Belangrijk: zorg ervoor dat in Timewax automatisch nummeren van projecten uit staat. Anders worden projecten uit Jira dubbel aangemaakt.
API token aanmaken
Maak in Jira een API token aan. Doorloop de volgende stappen:
- Ga naar Atlassian account settings
- Ga naar de pagina Security
- Klik op ‘Create and manage API tokens’
- Klik op ‘Create API token’
- Geef de token een naam, bijvoorbeeld ‘Timewax’
- Klik op ‘Create’
- In het volgende scherm kun je de token naar je klembord kopiëren
- Klik tot slot op ‘Close’
Koppeling instellen in Timewax
Tot slot dien je in Timewax de koppeling te leggen met Jira. Doorloop de volgende stappen:
- Ga naar Stamgegevens -> Systeem instellingen
- Ga naar de pagina voor Jira
- Klik op ‘Activeer Jira koppeling’
- Vul je Jira gebruikersnaam (e-mail adres) in
- Vul de API token in
- Vul de hostnaam van je Atlassian account in zonder https of slashes (mijnbedrijf.atlassian.net)
- Klik op ‘Activeer koppeling’
De koppeling is nu ingesteld. Open vervolgens de Jira pagina in Timewax opnieuw om aan te geven hoe de koppeling moet werken. Je kunt de volgende velden aanvullen.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Projecten importeren | Ja | Vink deze optie aan zodat Jira projecten geïmporteerd worden. |
| Urenregels importeren | Nee | Optioneel. Hiermee wordt geregistreerde tijd op issues overgenomen in de urenstaten van de medewerkers. |
| Standaard afdeling voor project | Ja | Geef op bij welke afdeling nieuwe projecten horen |
| Standaard klant voor project | Ja | Geef op bij welke klant nieuwe projecten horen |
| Standaard project manager | Ja | Geef op bij welke project manager nieuwe projecten horen |
| Verstuur foutenlog naar | Nee | Het e-mail adres waar eventuele foutenlogs naar gestuurd worden |
| Verstuur foutenlog naar | Nee | Een tweede e-mail adres waar eventuele foutenlogs naar gestuurd worden |
Project instellingen in Jira
In Jira dien je ook per project de juiste instellingen te hebben om van de koppeling gebruik te kunnen maken. Volg deze stappen:
- Ga naar Jira
- Maak een nieuw project aan
- Ga naar project instellingen -> issue types
4. Zorg dat “Tijdregistratie” tussen de context velden staat
Import van projecten
In Jira heb je de mogelijkheid om projecten te aan te maken. Nieuw aangemaakte projecten worden automatisch geïmporteerd in Timewax. We nemen de code en naam van het Jira project over. Elk aangemaakt Jira project in Timewax krijgt automatisch één activiteit genaamd ‘Algemeen’.
| Veld Jira | Veld Timewax | Toelichting |
|---|---|---|
| Code | Code | Zorg ervoor dat in Timewax automatisch nummeren van projecten uit staat. Anders wordt het project dubbel aangemaakt. |
| Naam | Naam | |
Bij wijze van conversie is het ook mogelijk om bestaande Jira projecten te koppelen aan bestaande projecten in Timewax. Dit wordt eenmalig door ons verzorgd. Neem contact op met ons Customer Success team en lever een lijst aan met de code van het project in Jira en de code van het project in Timewax.
Tijdschrijven
In Jira heb je de optie om je werkelijk bestede tijd op tickets te registreren. Bovenin het ticket staan de drie puntjes (…). Als je hierop klikt word er een keuzeveld getoond. Als je in het context veld “Tijdregistratie” hebt gesleept (zie hierboven), dan zal hier als eerste de optie staan om je tijd te loggen. Selecteer deze optie.
Je kan de tijd opslaan als in dit voorbeeld: 0w 1d 6h 30m op 31 December 2020
W = Waarde in aantal weken
D = Waarde in aantal dagen
H = Waarde in het aantal uren
M = Waarde in het aantal minuten
In het voorbeeld staat dus 0 weken, 1 dag, 6 uur en 30 minuten. Dit zal in de urenstaten van Timewax worden verwerkt als 14.5 uur op 28 mei 2020. De uren zullen altijd worden verwerkt op de eerste activiteit in de lijst van activiteiten van het betreffende project in Timewax.
Error logs
Als er iets fout gaat met de integratie dan krijg je een e-mail. Voor de volgende foutmeldingen wordt een error log verstuurd:
- Als je geen toegang hebt tot de systeem instellingen
- Als het project niet bestaat
- Als de activiteit niet bestaat
- Als de resource niet bestaat
- Als de resource geblokkeerd is
- Als de resource niet geautoriseerd is voor het project
Deze logs geven je meer informatie waarom het niet gelukt is om bepaalde dingen te importeren. Ontvang je geen mail? Dan is alles goed gegaan.