Deze functie biedt een workflow voor medewerkers om verlof aan te vragen. Na het aanvragen en indienen van het verlof heeft de afdelingsmanager de mogelijkheid om de aanvraag goed- of af te keuren. Na het goedkeuren verschijnt de aanvraag in de planning van de resource.
Aanvragen
Het aanvragen van verlof gaat via de applicatie ‘Verlofaanvragen’. Deze vind je in het menu onder Applicaties – Verlofaanvragen. In dit scherm ziet de resource al de aanvragen inclusief de status. Een aanvraag kan de volgende statussen hebben:
- Ingediend
- Goedgekeurd
- Afgekeurd
Je maakt een nieuwe verlofaanvraag door te klikken op de knop ‘Verlofaanvraag toevoegen’. Vervolgens krijg je een scherm waar je de volgende velden dient in te vullen:
- Verlof: korte omschrijving zoals ‘Vrije dag’, ‘Wintersport’ of ‘Zomervakantie’
- Soort: indien verlofsoorten zijn gedefinieerd in systeem instellingen
- Datum van
- Datum t/m
- Start- en eindtijd (alleen beschikbaar als het verlof één dag betreft)
- Omschrijving: optioneel een uitgebreide omschrijving
Na het toevoegen wordt de aanvraag direct ingediend en wordt de afdelingsmanager geïnformeerd. Na het indienen is het ook nog mogelijk om de aanvraag te heropenen of te verwijderen.
Zie ook deze video tutorial:
Verlofaanvragen kunnen ook ingediend worden via de mobiele app. Dit werkt precies hetzelfde als in de desktop app. Zie hiervoor deze tutorial:
Verlof goedkeuren
Het autoriseren van verlofaanvragen vindt plaats in de applicatie Autorisatie. De verlofaanvraag dient altijd te worden goedgekeurd door de afdelingsmanager of de back-up afdelingsmanager.
De afdelingsmanager heeft bij het beoordelen van de aanvraag ook inzicht in het verlofsaldo van de resource. Na het goedkeuren verschijnt de aanvraag in de planning van de resource. Bij het afkeuren kan de manager een reden toevoegen. In beide gevallen wordt de medewerker geïnformeerd over de afhandeling van de aanvraag.
Voor meer informatie en een video tutorial over het proces van goed- en afkeuren van een verlofaanvraag zie dit artikel.
Verlofkaart
Een medewerker kan zijn eigen verlofkaart inzien. Rechts onderin het scherm kan je klikken op ‘Verlofkaart’. Er wordt dan een PDF geopend die de volgende onderdelen weergeeft:
- Saldo vorig jaar
- Saldo tijd voor tijd (handmatig bij te werken bij stamgegeven resource)
- Verlofrechten dit jaar (handmatig bij te werken bij stamgegeven resource)
- Begin saldo (optelling van voorgaande velden)
- Opgenomen verlofdagen (per datum)
- Geplande verlofdagen (per datum)
- Eindsaldo
Voor afdelingsmanagers is het ook mogelijk om een verlofkaart te draaien voor meerdere resources tegelijk. Dit rapport kan worden gevonden in de applicatie Rapporten.
Instellingen
Om te kunnen werken met verlofaanvragen is er een aantal instellingen van belang:
- Het project Verlof
- Verlofsoorten
- Verlofrechten
Het is niet verplicht om verlofrechten bij te houden. Dit geeft echter wel extra informatie aan de medewerker en aan de afdelingsmanager voor het autoriseren van verlofaanvragen.
Het project Verlof
Net als alle andere boekingen op projecten, wordt verlof ook geboekt op een project. Je maakt dus een project ‘Verlof’ aan, als deze nog niet bestaat. Vervolgens kun je ook besluiten om binnen dit project meerdere activiteiten aan te maken per verlofsoort, bijvoorbeeld:
- Vakantie
- Zwangerschapsverlof
- Bijzonder verlof
- Enzovoort
Dit is overigens niet verplicht. Je zou al het verlof ook op één algemene activiteit kunnen boeken. Dit is afhankelijk van het detailniveau dat je in rapportages wilt zien.
Verlofsoorten
Als medewerkers verlof aanvragen, dan zou je ze ook kunnen laten aangeven wat voor type verlof ze aanvragen. Gaat het om vakantie, zwangerschapsverlof of bijvoorbeeld bijzonder verlof. De verlofsoorten kun je één op één houden met bijvoorbeeld de activiteiten die in de vorige paragraaf zijn besproken, maar dat hoeft niet.
Je kunt zelf verlofsoorten in het systeem definiëren. Dit doe je bij systeem instellingen in de sectie ‘Verlofsoorten’. Er is minimaal één verlofsoort nodig. Per verlofsoort geef je het volgende aan:
- Naam
- Project
- Activiteit
- Of opgenomen verlof in mindering moet worden gebracht op de verlofrechten
Verlofrechten
Tot slot kun je op het niveau van de resources de verlofrechten bijhouden. Verlofrechten worden per jaar bijgehouden en dienen ook telkens jaarlijks te worden bijgewerkt door een administratief medewerker die eventuele aanpassingen in de rechten moet doorvoeren. Per jaar worden de volgende gegevens bijghouden:
- Jaartal
- Beginsaldo
- Verlofrechten (handmatig in te geven)
- Tijd voor tijd (handmatig in te geven)
- Opgenomen verlof
- Gepland verlof
- Eindsaldo
Zie ook deze video tutorial voor het instellen van het project ‘Verlof’, de verlofsoorten en verlofrechten: