• Documentatie
    • Knowledgebase
    • Video tutorials
      • Planner
      • Project manager
      • Medewerker
      • Manager
      • Beheerder
    • FAQ
    • API
  • Contact support
  • Login Timewax
  • Documentatie
    • Knowledgebase
    • Video tutorials
      • Planner
      • Project manager
      • Medewerker
      • Manager
      • Beheerder
    • FAQ
    • API
  • Contact support
  • Login Timewax
Home/Knowledge Base/Applicaties/Verlofaanvragen

Verlofaanvragen

63 Viewed 0

Deze functie biedt een workflow voor medewerkers om verlof aan te vragen. Na het indienen van een verlofaanvraag heeft de afdelingsmanager de mogelijkheid om de aanvraag goed- of af te keuren.

 

Aanvragen

Het aanvragen van verlof gaat via de applicatie ‘Verlofaanvragen’. Deze vind je in het menu onder Applicaties – Verlofaanvragen. In dit scherm ziet de resource al de aanvragen inclusief de status. Een aanvraag kan de volgende statussen hebben:

  • Ingediend
  • Goedgekeurd
  • Afgekeurd

Je maakt een nieuwe verlofaanvraag door te klikken op de knop ‘Verlofaanvraag toevoegen’. Vervolgens krijg je een scherm waar je de volgende velden dient in te vullen:

  1. Verlof: korte omschrijving zoals ‘Vrije dag’, ‘Wintersport’ of ‘Zomervakantie’
  2. Soort: indien verlofsoorten zijn gedefinieerd in systeem instellingen
  3. Datum van
  4. Datum t/m
  5. Start- en eindtijd (alleen beschikbaar als het verlof één dag betreft)
  6. Omschrijving: optioneel een uitgebreide omschrijving

 

Na het toevoegen wordt de aanvraag direct ingediend en wordt de afdelingsmanager geïnformeerd. Na het indienen is het ook nog mogelijk om de aanvraag te heropenen of te verwijderen.

De ingediende verlofaanvraag wordt ook direct inzichtelijk in functies zoals het planbord. Voor ingediende verlofaanvragen worden namelijk zogenaamde notitieboekingen aangemaakt. Deze boekingen hebben geen effect op de bezetting van de medewerker, omdat de aanvraag nog niet is goedgekeurd en het verlof dus nog geen officiële status heeft.  Met de notitieboekingen zijn ze echter wel al zichtbaar, zodat iedereen er rekening mee kan houden.

Zie ook deze video tutorial:

 

Verlofaanvragen kunnen ook ingediend worden via de mobiele app. Dit werkt precies hetzelfde als in de desktop app. Zie hiervoor deze tutorial:

 

 

Verlof goedkeuren

Het autoriseren van verlofaanvragen vindt plaats in de applicatie Autorisatie. De verlofaanvraag dient altijd te worden goedgekeurd door de afdelingsmanager of de back-up afdelingsmanager.

De afdelingsmanager heeft bij het beoordelen van de aanvraag ook inzicht in het verlofsaldo van de resource. Na het goedkeuren worden de notitieboekingen omgezet in normale boekingen in de planning van de resource. Bij het afkeuren kan de manager een reden toevoegen. In beide gevallen wordt de medewerker geïnformeerd over de afhandeling van de aanvraag. Bij het afkeuren worden de notitieboekingen verwijderd.

Voor meer informatie en een video tutorial over het proces van goed- en afkeuren van een verlofaanvraag zie dit artikel.

 

Verlofkaart

Een medewerker kan zijn eigen verlofkaart inzien. Rechts onderin het scherm kan je klikken op ‘Verlofkaart’. Er wordt dan een PDF geopend die de volgende onderdelen weergeeft:

  • Saldo vorig jaar
  • Saldo tijd voor tijd (handmatig bij te werken bij stamgegeven resource)
  • Verlofrechten dit jaar (handmatig bij te werken bij stamgegeven resource)
  • Begin saldo (optelling van voorgaande velden)
  • Opgenomen verlofdagen (per datum)
  • Geplande verlofdagen (per datum)
  • Eindsaldo

Van alle verlofdagen wordt ook weergegeven wat de status is (goedgekeurd of niet). Voor afdelingsmanagers is het ook mogelijk om een verlofkaart te draaien voor meerdere resources tegelijk. Dit rapport kan worden gevonden in de applicatie Rapporten.

 

Instellingen

Om te kunnen werken met verlofaanvragen is er een aantal instellingen van belang:

  • Het project Verlof
  • Verlofsoorten
  • Verlofrechten

Het is niet verplicht om verlofrechten bij te houden. Dit geeft echter wel extra informatie aan de medewerker en aan de afdelingsmanager voor het autoriseren van verlofaanvragen.

 

Het project Verlof

Net als alle andere boekingen op projecten, wordt verlof ook geboekt op een project. Je maakt dus een project ‘Verlof’ aan, als deze nog niet bestaat. Vervolgens kun je ook besluiten om binnen dit project meerdere activiteiten aan te maken per verlofsoort, bijvoorbeeld:

  • Vakantie
  • Zwangerschapsverlof
  • Bijzonder verlof
  • Enzovoort

Dit is overigens niet verplicht. Je zou al het verlof ook op één algemene activiteit kunnen boeken. Dit is afhankelijk van het detailniveau dat je in rapportages wilt zien.

 

Verlofsoorten

Als medewerkers verlof aanvragen, dan zou je ze ook kunnen laten aangeven wat voor type verlof ze aanvragen. Gaat het om vakantie, zwangerschapsverlof of bijvoorbeeld bijzonder verlof. De verlofsoorten kun je één op één houden met bijvoorbeeld de activiteiten die in de vorige paragraaf zijn besproken, maar dat hoeft niet.

Je kunt zelf verlofsoorten in het systeem definiëren. Dit doe je bij systeem instellingen in de sectie ‘Verlofsoorten’. Er is minimaal één verlofsoort nodig. Per verlofsoort geef je het volgende aan:

  • Naam
  • Project
  • Activiteit
  • Of opgenomen verlof in mindering moet worden gebracht op de verlofrechten

 

Verlofrechten

Tot slot kun je op het niveau van de resources de verlofrechten bijhouden. Verlofrechten worden per jaar bijgehouden en dienen ook telkens jaarlijks te worden bijgewerkt door een administratief medewerker die eventuele aanpassingen in de rechten moet doorvoeren. Per jaar worden de volgende gegevens bijghouden:

  • Jaartal
  • Beginsaldo
  • Verlofrechten (handmatig in te geven)
  • Tijd voor tijd (handmatig in te geven)
  • Opgenomen verlof
  • Gepland verlof
  • Eindsaldo

 

Zie ook deze video tutorial voor het instellen van het project ‘Verlof’, de verlofsoorten en verlofrechten:

Did this help you?

Yes  No
Related articles
  • Resource aanvragen
  • Autorisatie
  • Urenstaten
  • Gantt Chart
  • Weekplanner
  • Agenda
Categorieën
  • Applicaties
  • Informatie
  • Stamgegevens
  • Integraties
  • Overige onderwerpen
  • Support
Applicaties
  • Verlofaanvragen
  • Resource aanvragen
  • Autorisatie
  • Urenstaten
  • Gantt Chart
  • Weekplanner
Show all 7  
Populaire artikelen
  • Planbord
  • Office 365 Outlook 2-weg
  • Office 365 Outlook 1-weg
  • Startpagina
  • Opvragingen

  Autorisatie

Urenstaten  

BEDRIJF
Over ons
About us
Blog
Blog
Privacyverklaring
Privacy notice
Legal disclaimer
Legal disclaimer
Algemene voorwaarden
Terms & Conditions
CONTACT
Timewax B.V.
Timewax B.V.
Asterweg 17 A1
Asterweg 17 A1
1031 HL Amsterdam
1031 HL Amsterdam
Nederland
The Netherlands
+31 85 130 5454
+44 20 3695 1838
Contact support
Contact support
ISO/IEC 27001
MENU
  • Documentatie
    • Knowledgebase
    • Video tutorials
      • Planner
      • Project manager
      • Medewerker
      • Manager
      • Beheerder
    • API
  • Ticket aanmaken