Het Customer Success Team van Timewax staat klaar om nieuwe klanten te ‘onboarden’. Tijdens dit proces helpen wij met het inrichten van het systeem en het trainen van de key-users. Op deze manier leveren wij onze bijdrage om Timewax zo goed mogelijk te laten aansluiten op de processen van de klant.
Het onboarden ken drie fasen:
- Basisinrichting Timewax
- Train de trainer
- Adoptie
Het klaarzetten van de basisinrichting duurt doorgaans 10 werkdagen. Let wel, hierin zijn wij sterk afhankelijk van de snelheid en compleetheid van de aangeleverde gegevens.
Het gehele proces van inrichten en trainen hopen wij altijd binnen 4 weken af te ronden. Deels is dit afhankelijk van de beschikbaarheid van de aangeleverde gegevens (in fase 1) en de beschikbaarheid van de key-users. Afhankelijk van onderling gemaakte afspraken en de editie kan dit proces sneller of langzamer verlopen.
1. Basisinrichting Timewax
Afhankelijk van de gekozen editie en de wensen zorgen wij voor de basisinrichting van het systeem. Dit betreft het importeren van de stamgegevens Klanten, Projecten en Resources. Op basis van een intake gesprek met de key-users, stemmen we af welke gegevens precies aangeleverd moeten worden.
Naast het importeren van de stamgegevens adviseren wij ook over:
- te gebruiken rapportages
- handige weergaven in verschillende applicaties
- hoe bepaalde processen het beste ingericht kunnen worden
Op basis van onze best practice ervaringen in verschillende branches komen we samen tot de beste inrichting voor de organisatie van de klant. Als er naast de basisinrichting de wens bestaat om het systeem in zijn geheel door ons te laten inrichten, dan kan hiervoor aanvullende consultancy worden afgenomen.
2. Train de trainer
Het proces van onboarding speelt zich af tussen de Customer Success Manager van Timewax en de key-users van de klant. De onboarding richt zich op het zoveel mogelijk bijbrengen van kennis bij een beperkt aantal gebruikers (2 tot 4). Deze key-users vormen binnen de organisatie het eerste aanspreekpunt met betrekking tot Timewax.
De groep key-users kan bestaan uit een mix van verschillende gebruikers zoals projectmanagers, planners en managers. Deze typen gebruikers hebben vaak veel kennis van het proces en gebruiken in het systeem vaak meerdere functies. Door de kennis van het systeem direct bij hen over te brengen kunnen ze sneller en beter aan de slag.
Voor de ‘gewone’ gebruiker is deze vorm van training minder van belang. Deze medewerkers kunnen door de key-users worden geschoold, eventueel ondersteund door opnamen van de online training sessies of de video tutorials op onze support site.
Het ‘Train de trainer’ concept kent, afhankelijk van de editie, een aantal online sessies. Wij delen tijdens deze sessies ons scherm en begeleiden de groep stap voor stap door Timewax. Het totaal aantal trainingsuren is afhankelijk van de editie en komt neer op:
- Kickstarter: 2,5 uur
- Professional: 4 uur
- Enterprise: 6 uur
In de online sessies beginnen we met de basisinrichting om van daaruit het proces van planning, tijdschrijven en rapportages te behandelen. Dit doen wij altijd in de omgeving van de klant (mits anders aangegeven) om zo goed als mogelijk herkenbare situaties na te bootsen. Op basis van deze meetings kunnen wij vervolgens in samenspraak ook aanpassingen maken binnen de omgeving.
Aan het eind van de onboarding moeten de key-users in staat zijn om:
- Het proces in Timewax te begrijpen
- Stamgegevens te beheren
- De verschillende applicaties in de basis te beheersen
- Rapportages te kunnen draaien
- Kennis over te dragen naar andere gebruikers binnen de organisatie
Voor aanvullende training zie deze pagina.
3. Adoptie
Nadat de key-users zijn opgeleid is het zaak om Timewax binnen de organisatie in te voeren en het door iedereen te laten gebruiken. Dit noemen wij de adoptie-fase. In deze fase hebben de key-users de leiding en is de Customer Success Manager op de achtergrond aanwezig om reactief te ondersteunen. Tijdens deze fase komt ook onze support desk in beeld.
Tijdens de adoptie-fase is de Customer Success Manager beschikbaar in het geval er vragen zijn over structurele onderwerpen. Denk bijvoorbeeld aan een advies over het aanpassen van een proces, de benodigde inrichting in Timewax en het toevoegen van extra gebruikers.
In de adoptie-fase worden er vanuit de organisatie vaak veel vragen afgevuurd op de key-users. Als er behoefte is een ruggespraak of een Q&A sessie, dan is de Customer Success Manager hiervoor beschikbaar. Als dit een structureel karakter krijgt, dan zullen wij voorstellen om aanvullende consultancy af te nemen. De Customer Success Manager zal dit altijd tijdig communiceren.
Voor alledaagse vragen of in het geval van incidenten met de software helpt onze support desk jullie graag verder. Deze is dagelijks tussen 09:00 en 17:00 bemand om jullie snel en vakkundig te helpen. De support desk is bereikbaar via support@timewax.com.