Met deze koppeling kunnen boekingen vanuit Timewax worden gesynchroniseerd naar de Outlook agenda van de medewerkers in Office 365. In dit artikel beschrijven we hoe je de koppeling kunt activeren en instellen.
De koppeling draait gemiddeld elke 5 tot 10 minuten. Er is geen vaste frequentie en ook geen vast tijdstip waarop de koppeling draait. Dit komt omdat de koppeling werkt volgens het principe van een wachtrij en het soms drukker kan zijn afhankelijk van het aantal boekingen dat naar Office 365 wordt aangeboden. De eerste synchronisatie tussen een Timewax en een Office 365 account neemt meer tijd in beslag.
Je account koppelen
Iedere gebruiker dient Timewax te koppelen aan zijn of haar Office 365 account. Dit gebeurt via OAuth (Open Authorization). OAuth is een open standaard voor autorisatie. OAuth maakt gebruik van tokens, waardoor vertrouwelijke gegevens als een gebruikersnaam of wachtwoord niet meer afgegeven hoeven te worden. Dit verbetert de beveiliging van de koppeling en de gebruikersgegevens.
Timewax koppelen met Office 365 account:
- Ga in Timewax rechts bovenin de navigatiebalk naar Instellingen > Instellingen > Office 365
- Klik op de knop “Activeer Office 365 koppeling”
- Timewax opent een 2e pagina “Office 365 koppeling activeren”. Klik op de link ‘klik hier’
- Een nieuwe pagina, het Office 365 inlog scherm wordt geopend. Login in op jouw Office 365 account
- Als de autorisatie goed is verlopen, wordt tot slot de pagina ‘Koppeling geactiveerd’ getoond
Belangrijk: de koppeling wordt door Office automatisch gedeactiveerd als je in Office 365 je wachtwoord wijzigt of als je beheerder bepaalde rechten in Office aanpast. Je dient de koppeling dan opnieuw te activeren.
Bekijk ook deze video tutorial:
Door in Office 365 een “Timewax” categorie aan te maken, worden Timewax boekingen met een andere kleur weergegeven dan andere Office 365 afspraken.
- Rechter muisklik op een afspraak in de Office 365 agenda
- Categorie> Beheer Categorieën
- Voeg een categorie toe, genaamd “Timewax” en geef het een eigen kleur
Systeem instellingen
Bij de systeem instellingen kun je nader bepalen hoe boekingen en welke gegevens naar Office 365 gesynchroniseerd worden, zoals:
- Het doorzetten van notitieboekingen
- Het synchroniseren van feestdagen
- Het gedrag van herinneringen in Office 365
- Het samenstellen van het onderwerp van afspraken
- De standaard boekingsstatus
- De tijdzone van de omgeving
- Het doorgeven van bepaalde velden in het omschrijvingsveld van de Outlook afspraak
- Het opnemen van een e-mail adres van de interne Timewax beheerder voor een foutenlog
Zie onderstaande video tutorial voor een uitleg.