Planbord

Met het planbord kun je de capaciteit plannen van je resources. Hier wijs je ze toe aan projecten. Het planbord is gebaseerd op het ouderwetse planbord. Zo’n bord met van die insteekkaartjes. In het planbord kun je eenvoudig resources op projecten slepen en andersom. Het planbord is bedoeld voor planners, projectmanagers en afdelingsmanagers.

Je vindt het planbord onder Applicaties – Planbord. In dit artikel behandelen we achtereenvolgens de volgende onderdelen van het planbord:

• Introductie
• Zijpaneel
• Weergaven
• Boekingen
• Herhalende boekingen
• Weergave instellingen

 

Introductie

Bovenin het planbord kun je de tijdweergave van het planbord bepalen. Hierin kun je kiezen voor x dagen, weken of maanden. Rechts boven kun je door te tijd navigeren door een datum te selecteren en door met de pijltjes door de tijd heen te bladeren.

Aan de rechterkant kun je het zijpaneel openen. Hierin kun je een weergave met projecten of resources selecteren. Door op het oog-icoon te klikken kun je nog een bord openen. Het planbord kan maximaal twee borden afbeelden. Een klassieke opstelling is een bord met resources en een bord met projecten. Je kunt ook tussen de borden slepen om boekingen te maken.

Aan de linkerkant worden de resources en de projecten en activiteiten getoond. Je kunt deze sectie verder open slepen zodat je ziet welke kolommen er allemaal beschikbaar zijn. Je kunt de volgorde van deze kolommen aanpassen en deze volgorde zal ook als een persoonlijke instelling worden opgeslagen.

In het midden van het scherm wordt de planning weergeven in de vorm van blokjes. Dit zijn planningsboekingen en visualiseren in de tijd de lengte vanaf een starttijd. Deze boekingen kun je verplaatsen en langer of korter maken.

Links onderin het scherm kun je direct een nieuw project of resource aanmaken en kun je ook je laatste actie ongedaan maken. Rechts onderaan het scherm kun je bij ‘Instellingen’ bepalen hoe de planningsboekingen worden weergegeven en welke informatie wordt getoond.

Zie ook deze video tutorial:

 

Zijpaneel

In het zijpaneel heb je de mogelijkheid om nog een extra bord toe te voegen door te klikken op het oog-icoon. Je hebt dan twee borden in beeld en in het midden kun je ook de verhouding tussen de borden aanpassen. Als je een bord wilt verwijderen dan klik je wederom op het oog-icoon.

Een tweede optie is dat je een lijstweergave van alle boekingen toont. Klik hiervoor op het hamburger-icoon. In dit scherm kun je ook bovenin de kolommen aanpassen en op de verschillende kolommen groeperen. In de lijstweergave kun je ook makkelijk met de CTRL of SHIFT toets een hele reeks boekingen selecteren en bijvoorbeeld in één keer voor al deze boekingen een herinnering of bevestiging per e-mail sturen.

Een speciale optie is ‘Project bord volgen’ of ‘Resource bord volgen’. Hiermee kun je bewerkstelligen dat in een resource bord alleen de resources worden getoond die ook in het project bord worden getoond of andersom. Op die manier heb je een exact gespiegelde weergave vanuit de projecten of resources die je aan het bekijken bent.

Het resource bord en project bord kun je ook in een afspeel-modus zetten. Dit is de zogenaamde ‘Kiosk mode’. In deze modus worden alleen de dagen en boekingen getoond en worden knoppen en andere details verborgen. Boekingen worden iedere 30 seconden ge-updated. Rechtsboven komt te staan wanneer de planning het laatst is bijgewerkt. De ‘Kiosk mode’ is geschikt voor een weergave op een groter scherm zodat iedereen het planbord live kan zien.

Tot slot kun je in het zijpaneel ook de weergave van het planbord wijzigingen naar horizontaal/verticaal en er is een mogelijkheid om boekingen te importeren middels een spreadsheet.

Zie ook deze video tutorial:

 

Weergaven

Binnen de verschillende applicaties in Timewax wordt gewerkt met weergaven. Het toevoegen en beheren van weergaven geeft je als gebruiker de mogelijkheid om snel een gewenste selectie te tonen. Weergaven in het kader van planningsboekingen vinden we terug in het planbord, de agenda en de Gantt Chart.

Dit zijn de stappen voor het toevoegen van een weergave:

1. Klik rechts in het scherm op de link ‘Toevoegen’
2. Geef de weergave een naam
3. Kies of er projecten of resources getoond moeten worden
4. Bepaal op welk veld er gesorteerd dient te worden
5. Kies de voorwaarden op basis waarvan dient te worden gefilterd. Hier gelden enkele regels:
   a. Het is niet mogelijk om twee keer hetzelfde veld te kiezen
   b. Zowel ‘Veld’ als ‘Conditie’ als ‘Waarde’ dient gevuld te zijn om te kunnen filteren
6. Maak de weergave deelbaar door ‘Weergave delen’ te selecteren. Hierna dient de weergave in gebruikersprofielen nog gedeeld te worden met andere gebruikersprofielen
7. Voeg de weergave toe en deze wordt direct geselecteerd

 

In het planbord kun je aan de rechterkant meerdere weergaven tegelijk selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld aparte weergaven maken per functie, afdeling of competentie en in elke mogelijke combinatie weergaven combineren. Hiermee kun je heel flexibel selecties maken.

Let wel: als je een weergave wilt bewerken, dan dien je ervoor te zorgen dat je maar één weergave geselecteerd hebt. Anders komt de optie ‘Wijzigen’ niet beschikbaar.

Het is ook mogelijk om ter plekke nog een paar resources of projecten aan je selectie toe te voegen. Dit doe je als het niet lukt om een weergave te maken die de lading dekt en je ad hoc een paar resources of projecten erbij wilt halen. In het veld ‘Voeg resources/projecten toe aan huidige weergave’ kun je dan deze resources of projecten selecteren.

Het is ook mogelijk om te filteren binnen de lijst met resources en projecten die wordt weergeven. Je kan in het filterveld een waarde intikken en voor resources  wordt er dan gefilterd op:

• Code
• Naam
• Functie
• Afdeling
• Competentie

Voor projecten wordt er in dit veld gefilterd op:

• Code
• Naam
• Klant

Zie ook deze video tutorial:

 

Boekingen

Het plannen in het planbord kent veel overeenkomsten met plannen in de agenda’s van Google of Outlook. Het plannen gaat door het slepen van een tijdvak in een bord met resources of projecten. In het planbord sleep je alleen horizontaal in plaats van verticaal.

Wil je een planning maken van 09:00 tot 11:00, dan sleep je bij een resource of een project binnen de gewenste dag een tijdvak startend om 09:00 en eindigend op 11:00 uur. Je kan ook tussen de borden een resource naar een project slepen of andersom.

Wanneer je een sleepactie hebt gedaan dan verschijnt het boekingscherm. In het eerste gedeelte selecteer je dan het project en de activiteit. Als je een boeking maakt binnen in het project bord of vanuit het project bord sleept naar een resource dan is het project en de activiteit al geselecteerd.

Het boekingscherm kent verschillende onderdelen:

• Project
• Datum en tijd
• Herhalende boekingen
• Omschrijving
• Opmerkingen
• Resources
• Aanvraag specificatie
• Bestanden

Hieronder lichten we een aantal onderdelen toe.

 

Project

In deze sectie kun je het project en de activiteit selecteren maar heb je nog een tweetal andere velden beschikbaar:

• Type
• Locatie

Het veld ‘Type’ is een vrij veld dat je kunt gebruiken om bijvoorbeeld een werksoort aan te geven zoals ‘Project management’. De waarden van dit lijstje kun je zelf bepalen binnen het stamgegeven Veldlijsten. Het is een lijst die door het hele systeem heen geldt en dus niet specifiek per project te maken is. Hiervoor gebruik je de activiteiten. Als je bij urenstaten je planning kopieert dan worden vanuit de planningsboekingen ook de waarden van dit veld mee gekopieerd.

Het veld ‘Locatie’ wordt automatisch gevuld met het adres van de klant van het project. Je kunt de waarde van dit veld overschrijven met een ander adres of opmerking. Dit veld wordt ook doorgezet naar de mobiele app en naar het locatie-veld in afspraken van Outlook en de Google agenda.

 

Datum en tijd

In deze sectie vind je naar aanleiding van jouw sleepactie onder andere de starttijd, eindtijd en het aantal geplande uren van de boeking terug. Je kunt deze waarden hier ter plekke aanpassen en dan wordt de boeking hierop aangepast. Daarnaast zijn er nog een paar speciale opties:

• Pauze
• Reistijd
• Volledige dag
• Notitieboeking
• Status (hard/zacht)

Afhankelijk van de systeem instellingen (sectie Planning) kun je ook pauze ingeven. Het is ook mogelijk om deze automatisch te laten berekenen. Je kunt dan bijvoorbeeld instellen dat als er een boeking wordt gemaakt waar het tijdvak 12:00 tot 14:00 in zit, dat er dan automatisch 30 minuten pauze op een boeking wordt berekend.

Afhankelijk van de systeem instellingen kun je ook reistijd ingeven. Als je met urenstaten werkt waarin je de planning kopieert dan worden zowel de pauze als de reistijd ook overgenomen vanuit de planningsboekingen.

Als je een boeking maakt op een resource en je klikt op ‘Volledige dag’ dan zal het systeem de starttijd en eindtijd zo aanpassen dat de resource de hele dag conform zijn werkbare uren geboekt wordt. Bij een boeking met meerdere resources of alleen op een project zonder resources wordt er standaard 8 uur aangehouden.

Afhankelijk van de systeem instellingen kun je ook een boeking aanmerken als een notitieboeking. In dat geval worden de uren van zo’n boeking niet meegerekend in de bezetting van de resource. Het wordt dus niet afgetrokken van de beschikbare uren van een medewerker. Notitieboekingen worden vaak gebruikt voor standby-diensten. Je plant dan iemand dagenlang op een dienst, maar daarnaast werkt hij of zij nog gewoon aan normale projecten.

Tot slot hebben we de status hard en zacht. Dit wordt typisch gebruikt om aan te geven of het een reservering (zacht) betreft of dat de klant bijvoorbeeld al bevestigd heeft (hard). De status kan ook visueel tot uitdrukking komen met een slot-icoon. Bij systeem instellingen kun je bepalen wat de standaard status van een boeking moet zijn.

 

Aanvraag specificatie

Deze sectie is met name interessant als je open aanvraag boekingen maakt (dus zonder resource) en vervolgens wilt gaan zoeken naar geschikte resources. In deze sectie kun je de volgende waarden vastleggen:

• Afdeling
• Functie
• Competentie 1
• Competentie 2
• Competentie 3

Als je deze waarden al hebt voorgedefinieerd in het stamgegeven van de activiteiten, dan worden deze hier standaard overgenomen. Je kunt ze hier dan nog wel wijzigen of aanvullen. Als je een resource bord hebt openstaan dan kun je via de optie ‘Matchen resources’ een selectie krijgen van resources die voldoen aan de gestelde criteria.

 

Bewerkingen

Daarnaast zijn er onderin het boekingscherm verschillende knoppen beschikbaar:

Zie ook deze video tutorial voor alle mogelijkheden bij het maken van boekingen:

 

Herhalende boekingen

In het planbord kun je ook herhalende boekingen maken. Dit zijn veelal ook de herhalende patronen die je kent vanuit agenda-systemen zoals Outlook en Google agenda. Wij hebben een paar extra opties. We onderscheiden:

• Dagelijks
• Wekelijks
• Maandelijks
• Uitvullen t/m einddatum
• Uitvullen aantal uur

Als je kiest voor een herhalende vorm met ‘Uitvullen’, dan gaat Timewax per dag kijken waar er bij de resource nog beschikbare ruimte in tijd is en deze ruimte wordt dan geboekt. Er wordt ‘uitgevuld’.

Bij ‘Uitvullen t/m einddatum’ geef je een einddatum op en wordt simpelweg alle beschikbare ruimte tot en met deze einddatum geboekt. Dit is een snelle manier om in één keer alle beschikbare tijd van een resource te alloceren voor een project.

Bij ‘Uitvullen aantal uur’ kun je opgeven hoeveel uur er moet worden geboekt. Alle vrije ruimte van een resource wordt dan geboekt totdat het opgegeven aantal uur is bereikt. Je kunt het aantal uur handmatig opgeven, maar je kunt het ook laten berekenen met het calculator-icoon. Je kan dan kiezen uit drie opties om het aantal te plannen uren te laten bepalen:

• Begroot minus geplande uren
• Begroot minus werkelijke uren
• Voortgang

Bij de optie ‘Voortang’ wordt de zogenaamde prognose planningsverschil berekend en op basis daarvan worden de nog benodigde te plannen uren bepaald. Zie ook het artikel voor Prognose-verschillen.

Bij het uitvullen kun je ook nog de optie ‘wekelijks’ toepassen. Je kan dan opgeven hoeveel uur er wekelijks geboekt moet worden en ook hoeveel uur de boekingen minimaal dienen te zijn. Bijvoorbeeld 4 uur als je niet wilt dat er in kleinere eenheden dan halve dagen wordt geboekt. Ook bij de wekelijkse optie eindigt het uitvullen op het moment dat de einddatum of dat het aantal te plannen uren wordt bereikt.

Zie ook deze video tutorial:

 

Weergave instellingen

Rechts onderin kun je bij ‘Instellingen’ bepalen hoe het planbord wordt weergegeven en welke notificaties je geactiveerd wilt hebben. Hieronder worden alle opties beschreven.

Zie ook deze video tutorial: