In Timewax kun je de voortgang van activiteiten binnen projecten bijhouden. Door dit te doen kun je veel beter de projectresultaten analyseren en ben je in staat om tijdig bij te sturen. We lichten dit toe aan de hand van een simpel voorbeeld. Stel je hebt een project:
- het project heeft een begroting van 100 uur
- tot op heden zijn er 50 uur werkelijk besteed
- hoe gaat het nu met het project?
Je zou kunnen zeggen dat het goed gaat, omdat je nog onder de begroting zit. Maar in feite heb je geen idee als je niet weet wat de voortgang is. Stel nu dat de voortgang 30% is. In dat geval hebben we een probleem, want:
- 30% van 100 begrote uren = 30 uur
- je had dus 30 uur mogen besteden
- er is echter al 50 uur besteed
- je hebt 30 – 50 = -20 uur te veel besteed
Met dit inzicht weet je dat het project moet worden bijgestuurd om binnen de begroting te blijven. Deze berekening is gebaseerd op de methode van Earned Value Management en is in Timewax ingebouwd. De methode kijkt met name terug en doet geen voorspellingen voor de toekomstige resultaten van het project. In Timewax doen we dat wel met de zogenaamde Prognose-verschillen, die ook gebruik maken van de voortgang informatie.
In dit support artikel behandelen wel de belangrijke instellingen voor de registratie van de voortgang, hoe je de voortgang kunt laten vastleggen door medewerkers en hoe je de voortgang in verschillende functies kunt terugvinden.
Instellingen
Bij activiteiten in projecten kun je aangeven hoe de voortgang moet worden bijgehouden. Standaard vindt dit plaats met een percentage gereed. Je kunt ook aangeven dat de voortgang in aantallen wordt bijgehouden, bijvoorbeeld het aantal gemaakte foto’s. Je geeft dan ook aan wat de norm is, bijvoorbeeld dienen er 80 foto’s gemaakt te worden. Als je dan op enig moment een voortgang van 20 gemaakte foto’s hebt, dan rekent het systeem om dat je een voortgang van 25% hebt.
Bij gebruikersprofielen kun je bepalen wat de rechten zijn van gebruikers met betrekking tot voortgang:
- mag de voortgang worden bekeken
- mag er nieuwe voortgang worden toegevoegd en worden gewijzigd
- mag er voortgang worden verwijderen
- mag de historie van voortgang worden ingezien
Tot slot kun je bij systeeminstellingen, bij de koppelingen met Office 365 en Google Calendar, aangeven of er een voortgangslink moet worden getoond in de boekingen naar die systemen. Daarmee kunnen medewerkers direct vanuit Outlook of Google Calendar de voortgang doorgeven. Dit kun je echter ook uit zetten.
Zie ook deze video tutorial:
Voortgang indienen
De voortgang kun je indienen vanuit meerdere functies in Timewax:
- Agenda
- Outlook
- Google Calendar
- Urenstaten
Je kunt een percentage gereed ingeven of het aantal gerealiseerde eenheden. Dit is afhankelijk van de instellingen. Daarnaast kun je ook nog extra informatie meegeven, zoals een omschrijving, de verwachte einddatum en het aantal uren dat je nog verwacht nodig te hebben om de activiteit af te ronden.
Zie ook deze video tutorial:
Je kunt de voortgang ook indienen vanuit de mobiele app. Dit kun je doen vanuit de planning sectie, maar ook vanuit urenstaten. Zie deze video tutorial:
Voortgang bekijken
Je kunt de voortgang op verschillende functies in Timewax bekijken:
- Gantt Chart
- Planbord
- Opvragingen
- Analytics
Bij de Gantt Chart en het Planbord dien je de weergave van gegevens aan te passen, zodat je de voortgang ook ziet. Deze wordt niet standaard weergegeven. In Opvragingen kun je specifiek opvragingen maken waarin je velden met voortgangsinformatie opneemt. Bij Analytics kun je ook specifieke dashboards openen die berekeningen uitvoeren op basis van de voortgang.
Zie ook deze video tutorial: