Een project in Timewax is een opdracht met een activiteit of een reeks van activiteiten die je wilt plannen in doorlooptijd met de Gantt Chart of met capaciteit in de vorm van resources. Een project bevat altijd minimaal één activiteit.
Alles wat in Timewax gepland dient te worden moet worden aangemaakt als een project. Vandaar dat je ook voor interne werkzaamheden en afwezigheid in de vorm van ziekte en verlof een project aanmaakt.
Zie deze video tutorial voor een algemene uitleg over projecten:
Toevoegen van een project
Het toevoegen van een project gaat via Stamgegevens – Projecten. Via de knop ‘Project toevoegen’ is het mogelijk om projecten één voor één toe te voegen. Wil je meerdere projecten in één keer aanmaken dan kun je hiervoor rechts onderin de optie ‘Projecten Importeren’ gebruiken. Voor meer over het importeren van gegevens lees het artikel Importeren gegevens met Excel.
Bij het toevoegen van een project dient het volgende te worden ingevuld:
- Sjabloon: optioneel kun je een project aanmaken op basis van een sjabloon.
- Code: indien automatisch nummeren in systeem instellingen uitstaat, kun je hier een code opgeven.
- Naam: de naam of omschrijving van het project.
- Klant: hier kun je de klant van het project selecteren.
- Afdeling: dit is intern de eigenaar van het project. Dit wordt gebruikt voor selectie en rapportage doeleinden.
- Projectmanager: dit is een resource binnen het systeem.
- Activiteiten: via de knop ‘Activiteiten’ kun je hier direct een vijftal activiteiten toe te voegen. Dit kan ook achteraf.
Aanmaken op basis van een sjabloon
Het kan handig zijn om projecten aan te maken op basis van een sjabloon. Als je projecten hebt die vaak dezelfde activiteiten en instellingen hebben, dan kun je hiervoor een sjabloon aanmaken. Op die manier kun je heel snel je projecten aanmaken. Heb je meerdere varianten van soorten projecten? Dan kun je ook meerdere sjablonen maken.
Bij sjablonen kun je ook doorlooptijden van activiteiten vastleggen in de Gantt Chart. Deze doorlooptijden worden dan ook overgenomen in nieuw aangemaakte projecten op basis van het sjabloon.
Een sjabloon is niets anders dan een normaal project. Het enige verschil is dat het vinkje ‘Sjabloon’ is aangezet. Hierdoor wordt het beschikbaar in de dropdown bij het aanmaken van een nieuw project. Het is handig om sjabloon projecten standaard op ‘Inactief’ te zetten. Op die manier zie je ze niet tussen je normale projecten staan.
Zie ook deze video tutorial:
Projectgegevens beheren
Via Stamgegevens – Projecten zijn alle projecten terug te vinden. De actieve projecten staan direct in de lijst en zijn via de zoekbalk vindbaar. Je kunt hier zoeken op code, naam, status, klant, projectmanager of afdeling. De inactieve projecten zijn terug te vinden door linksonder ‘Toon actieve projecten’ uit te vinken.
Na het openen van een project zijn er, afhankelijk van de editie, verschillende tabbladen beschikbaar:
- Algemeen
- Activiteiten & kosten
- Autorisatie
- Inkoopfacturen
- Bestanden
- Externe autorisatie
- Overig
Algemeen
In deze sectie bevinden zich de standaardgegevens van het project. Deze gegevens zijn in veel gevallen gevuld bij het toevoegen van het project. Anderen velden, zoals status, kun je hier toevoegen. Verder is er een aantal specifieke opties:
- Autoriseer urenstaten: bepaalt of werkelijke uren geautoriseerd moeten worden.
- Manager afdeling is autorisator: bepaalt dat afdelingsmanager de uren autoriseert i.p.v. de projectmanager.
- Declarabel: voor rapportage in de functie Bezetting.
- Factureren: voor rapportage in de functie Bezetting.
- Blokkeer boekingen: blokkeert het project voor planning en urenstaten.
- Sjabloon: maakt het project beschikbaar om als sjabloon te gebruiken.
- Wekelijkse snapshot e-mail: stuurt wekelijks een overzicht naar de projectmanager.
- Externe autorisatie: voor het digitaal goedkeuren van de werkelijke uren door de klant.
- Actief: bepaalt of het project zichtbaar is voor selectiedoeleinden.
Activiteiten
Projecten kun je onderverdelen in meerdere activiteiten. Activiteiten kun je zien als:
- Daadwerkelijke activiteiten die uitgevoerd moeten worden
- Tussenresultaten die behaald moeten worden
- Disciplines binnen je project zoals projectmanager, designer, etc.
Welke invulling je geeft aan de term ‘activiteit’ kun je zelf bepalen. Je bepaalt ook zelf hoeveel activiteiten je aanmaakt. Dit is afhankelijk van het detailniveau dat je in Timewax wilt aanhouden. Een project heeft in ieder geval minimaal één activiteit. Standaard wordt bij een nieuw project de activiteit ‘Algemeen’ aangemaakt. Deze kun je naderhand wijzigen.
Zie deze video tutorial voor een uitleg over alle instellingen van activiteiten:
Kosten
Activiteiten zijn gebaseerd op uren. Naast uren kun je ook kostenposten binnen een project toevoegen. Deze kun je begroten en op deze manier inzichtelijk maken in rapportages. Van kostenposten leg je de volgende gegevens vast:
- Naam
- Type (uit Veldlijsten)
- Datum
- Begroot bedrag
- Opmerkingen
Na het opvoeren kun je de kostenpost openen en eventueel nog aanvullen met een begrote inkoopprijs. Op die manier kun je een voorcalculatorische marge berekenen.
Zie ook deze video tutorial:
Autorisatie
In deze sectie kun je resources autoriseren voor activiteiten binnen het project. Als je resources op activiteiten plant, dan worden ze automatisch al in deze sectie toegevoegd en voor de ingeplande activiteiten geautoriseerd. Resources kunnen alleen werkelijke uren in urenstaten verantwoorden als ze ook voor activiteiten geautoriseerd zijn. Als medewerkers nog niet zijn ingepland, maar je wilt ze wel autoriseren voor activiteiten, dan kun je ze hier handmatig toevoegen.
Naast het autoriseren van de resources voor een activiteit, kun je ook de uurtarieven wijzigen. Standaard wordt het uurtarief van de functie of resource voorgesteld. Dit kun je vervolgens nog wijzigen naar een ander tarief, omdat je bijvoorbeeld een ander tarief met de klant bent overeengekomen. Je kunt ook op de activiteit de optie ‘Begroot tarief is vast commercieel tarief’ aanvinken. In dat geval wordt er niets gedaan met het tarief van de functie of resource, maar wordt het tarief van de activiteit aangehouden.
Voor een verdere uitleg waar je uurtarieven kunt vastleggen en wanneer welk tarief wordt toegepast, verwijzen we naar het artikel Uurtarieven.
Inkoopfacturen
Met inkoopfacturen kun je de werkelijk gemaakte kosten voor begrote kostenposten vastleggen. Op deze manier kun je ook de resultaten op kostenposten in rapportages analyseren. Inkoopfacturen kunnen alleen worden vastgelegd als je kostenposten hebt gedefinieerd. Van inkoopfacturen leg je in ieder geval de volgende gegevens vast:
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Factuurbedrag
- Kostenpost
- Type
- Omschrijving
Zie ook deze video tutorial:
Bestanden
In deze sectie kun je mappen aanmaken en bestanden uploaden. Dit kan worden gebruikt om bepaalde projectdocumenten op te slaan zoals een plan van aanpak, ontwerpdocumenten of overige documentatie.
Externe autorisatie
Het is ook mogelijk dat werkelijk ingediende uren door de klant worden goedgekeurd. Dit gebeurt in het zogenaamde klantenportaal. Als je in de sectie ‘Algemeen’ de optie ‘Externe autorisatie’ aanvinkt, dan komt deze sectie beschikbaar. Vervolgens kun je hier de volgende instellingen definiëren:
- Naam van de contactpersoon bij de klant
- E-mail adres van de contactpersoon
- Goedkeuren na indienen of interne autorisatie
- Het tonen van de activiteit in het klantenportaal
- Het tonen van de omschrijving van de urenregel in het klantenportaal
De contactpersoon bij de klant ontvangt dan automatisch een e-mail dat er uren zijn om goed te keuren nadat de urenstaat is ingediend of nadat interne autorisatie heeft plaatsgevonden. Door op een link te klikken in de e-mail wordt de contactpersoon naar een webpagina geleid waarop hij of zij kan inloggen. Daarna kunnen de uren geheel digitaal worden goed- of afgekeurd.
Overig
In deze sectie kun je opmerkingen, een externe link en eventueel het e-mail adres van de externe contactpersoon bij de klant vastleggen. Dit e-mail adres wordt gebruikt voor het versturen van bevestigingsmails vanuit het planbord. Tot slot wordt de start- en einddatum weergegeven op basis van de Gantt Chart van het project.
Projecten verwijderen en deactiveren
Het is ook mogelijk om projecten te verwijderen of te deactiveren. Het verwijderen van projecten kan alleen op het moment dat het project niet ergens in het systeem wordt gebruikt als een standaardproject en als het project geen urenregels in urenstaten heeft.
Het is wel mogelijk om een project te verwijderen als het alleen planningsboekingen heeft. Deze planningsboekingen worden dan ook verwijderd. Je kunt het project selecteren en verwijderen via de link rechts onderin als je het project geopend hebt.
Tip: Je kunt meerdere projecten in één keer selecteren en verwijderen door de CTRL of SHIFT toets te gebruiken.
Als projecten niet verwijderd kunnen worden, dan kun je ze wel deactiveren. Zo blijft het project beschikbaar in Timewax voor rapportage doeleinden, maar je kunt het project niet meer voor andere doeleinden gebruiken. Je deactiveert een project door het vinkje ‘Actief’ uit te vinken.