Met de functie Opvragingen is het mogelijk om gegevens in Timewax op te vragen in tabelvorm. Na het draaien van een opvraging is het mogelijk om de resultaten naar Excel te exporteren. Afhankelijk van je rechten van je gebruikersprofiel kun je opvragingen maken, wijzigen, verwijderen en delen. In de zoeklijst staan alle opvragingen die je zelf hebt gemaakt of door collega’s zijn gedeeld.
In dit artikel beschrijven we hoe je opvragingen kunt maken en bewerken. Je kunt ook onderstaande video tutorial bekijken.
Opvraging openen
Om een opvragingen te openen en de gegevens op te halen doorloop je de volgende stappen:
- Open de functie Opvragingen
- Selecteer in het zoekvenster de gewenste opvraging
- Klik recht bovenin het scherm op ‘Zoeken’
- Eventueel verschijnt er een pop-up met een of meerdere selectie waarden die je kunt invullen
- Klik op ‘Zoeken’
- De gegevens van de opvraging worden nu getoond
Opvraging bekijken
Wanneer de opvraging op het scherm zichtbaar is kun je de weergave wijzigen door de sortering en groepering aan te passen. Je kunt de opvraging ook exporteren naar Excel. Het wijzigen of aanpassen van de groepering of sortering werkt als volgt:
- Klik naast de kolomtitel op het pijltje
- Kies hier één van de volgende opties:
- Sorteer oplopend
- Sorteer aflopend
- Dit veld groeperen
- Je kunt hier ook de groepering opheffen en kolommen uitvinken
Voor het exporteren naar Excel slaat Timewax de opvraging lokaal op je computer op. Hiervoor gebruiken wij de map die is ingesteld als download-map binnen de gebruikte browser.
Nieuwe opvraging maken
Voor het maken van een nieuwe opvraging doorloop je de volgende stappen:
- Klik onder de zoeklijst op de link ‘Opvraging toevoegen’
- Geef de opvraging een naam
- Selecteer de benodigde bron (zie onderaan dit artikel een uitleg over de beschikbare bronnen)
- Bepaal de gewenste velden:
- Vink ‘Toon’ aan voor elk veld dat je wilt gebruiken
- Vink ‘Prompt’ aan wanneer je tijdens het opvragen een selectiewaarde wilt opvoeren
- Selecteer in ‘Voorwaarde’ op welke manier het veld aan de selectiewaarde moet voldoen
- Geef in ‘Waarde’ eventueel een standaardwaarde op
- Klik op ‘Opslaan’
De opvraging wordt nu direct uitgevoerd. Hiermee kun je controleren of de opvraging de resultaten geeft die je wilt. Daarnaast zijn er nog een aantal extra opties die je kunt instellen bij een opvraging:
| Optie | Toelichting |
|---|---|
| Groeperen | In dit veld kun je aangeven of de opvraging gegroepeerd moet worden. In je opvraging verschijnen er dan kopteksten en voetteksten met totalen. |
| Sorteren | Je kunt je de resultaten van je opvraging op drie velden sorteren. |
| Delen | Door dit veld aan te vinken, komt de opvraging beschikbaar om te delen met collega’s in gebruikersprofielen. De opvraging moet dan nog wel door een beheerder aan het gebruikersprofiel worden toegekend. |
| Berekening toevoegen | Met bepaalde velden kun je berekeningen uitvoeren. Klik op ‘Berekening toevoegen’ en geef dit veld een naam. Vervolgens stel je de formule samen en voeg je de berekening toe. |
| Volgorde aanpassen | Je kunt de volgorde van de velden met drag & drop aanpassen. Pak het veld op en sleep deze naar boven of beneden, tot de gewenste positie is bereikt. |
Afhankelijk van je rechten kan een opvraging op ieder moment gewijzigd worden. Op basis van voortschrijdend inzicht kan je extra velden toevoegen of juist verwijderen. Het wijzigen gaat op dezelfde manier als het toevoegen van een opvraging. Na het opslaan van de gemaakte wijzigingen wordt de opvraging direct uitgevoerd en is het nieuwe resultaat te zien.
Bronnen
De inhoud en de beschikbare velden binnen een opvraging worden bepaald op basis van de gekozen bron. De bron selecteer je in het eerste scherm bij het toevoegen van een nieuwe opvraging. Wanneer de bron eenmaal is gekozen kan deze niet meer worden gewijzigd. De bronnen beschikken over een aantal vooraf bepaalde velden. De volgende bronnen zijn beschikbaar:
| Naam bron | Toelichting |
|---|---|
| Resource boekingen | Detailgegevens van resource boekingen |
| Gantt Chart | Detailgegevens van doorlooptijden van activiteiten |
| Urenstaten | Detailgegevens van urenregels uit urenstaten |
| Onkostenstaten | Detailgegevens van onkosten uit onkostenstaten |
| Saldi per project | Voor een overzicht van totalen op het niveau van projecten |
| Saldi per activiteit | Voor een overzicht van totalen op het niveau van activiteiten |
| Saldi per resource | Voor een overzicht van totalen op het niveau van resources |
| Saldi per resource en activiteit | Voor een overzicht van totalen op het niveau van resources en activiteiten |
| Saldi per factuur | Voor een overzicht van totalen per factuur |
| Stambestand projecten | Alle relevante velden uit stamgegevens Projecten |
| Stambestand Activiteiten | Alle relevante velden uit stamgegevens Activiteiten |
| Stambestand klanten | Alle relevante velden uit stamgegevens Klanten |
| Stambestand resources | Alle relevante velden uit stamgegevens Resources |
| Stambestand gebruikersprofielen | Alle relevante velden uit stamgegevens Gebruikersprofielen |