Met de functie Opvragingen is het mogelijk om gegevens in Timewax op te vragen in tabelvorm. Na het draaien van een opvraging is het mogelijk om de resultaten naar Excel te exporteren. Afhankelijk van je rechten van je gebruikersprofiel kun je opvragingen maken, wijzigen, verwijderen en delen. In de zoeklijst staan alle opvragingen die je zelf hebt gemaakt of door collega’s zijn gedeeld.
In dit artikel beschrijven we hoe je opvragingen kunt maken, bewerken en delen. Je kunt ook onderstaande video tutorial bekijken.
Opvraging openen
Om een opvragingen te openen en de gegevens op te halen doorloop je de volgende stappen:
- Open de functie Opvragingen
- Selecteer in het zoekvenster de gewenste opvraging
- Klik recht bovenin het scherm op ‘Zoeken’
- Eventueel verschijnt er een pop-up met een of meerdere selectie waarden die je kunt invullen
- Klik op ‘Zoeken’
- De gegevens van de opvraging worden nu getoond
Opvraging bekijken
Wanneer de opvraging op het scherm zichtbaar is kun je de weergave wijzigen door de sortering en groepering aan te passen. Je kunt de opvraging ook exporteren naar Excel. Het wijzigen of aanpassen van de groepering of sortering werkt als volgt:
- Klik naast de kolomtitel op het pijltje
- Kies hier één van de volgende opties:
- Sorteer oplopend
- Sorteer aflopend
- Dit veld groeperen
- Je kunt hier ook de groepering opheffen en kolommen uitvinken
Voor het exporteren naar Excel slaat Timewax de opvraging lokaal op je computer op. Hiervoor gebruiken wij de map die is ingesteld als download-map binnen de gebruikte browser.
Nieuwe opvraging maken
Voor het maken van een nieuwe opvraging doorloop je de volgende stappen:
- Klik onder de zoeklijst op de link ‘Opvraging toevoegen’
- Geef de opvraging een naam
- Selecteer de benodigde bron (zie onderaan dit artikel een uitleg over de beschikbare bronnen)
- Bepaal de gewenste velden:
- Vink ‘Toon’ aan voor elk veld dat je wilt gebruiken
- Vink ‘Prompt’ aan wanneer je tijdens het opvragen een selectiewaarde wilt opvoeren
- Selecteer in ‘Voorwaarde’ op welke manier het veld aan de selectiewaarde moet voldoen
- Geef in ‘Waarde’ eventueel een standaardwaarde op
- Klik op ‘Opslaan’
De opvraging wordt nu direct uitgevoerd. Hiermee kun je controleren of de opvraging de resultaten geeft die je wilt. Daarnaast zijn er nog een aantal extra opties die je kunt instellen bij een opvraging:
| Optie | Toelichting |
|---|---|
| Groeperen | In dit veld kun je aangeven of de opvraging gegroepeerd moet worden. In je opvraging verschijnen er dan kopteksten en voetteksten met totalen. |
| Sorteren | Je kunt je de resultaten van je opvraging op drie velden sorteren. |
| Delen | Door dit veld aan te vinken, komt de opvraging beschikbaar om te delen met collega’s in gebruikersprofielen. De opvraging moet dan nog wel door een beheerder aan het gebruikersprofiel worden toegekend. |
| Berekening toevoegen | Met bepaalde velden kun je berekeningen uitvoeren. Klik op ‘Berekening toevoegen’ en geef dit veld een naam. Vervolgens stel je de formule samen en voeg je de berekening toe. |
| Volgorde aanpassen | Je kunt de volgorde van de velden met drag & drop aanpassen. Pak het veld op en sleep deze naar boven of beneden, tot de gewenste positie is bereikt. |
Afhankelijk van je rechten kan een opvraging op ieder moment gewijzigd worden. Op basis van voortschrijdend inzicht kan je extra velden toevoegen of juist verwijderen. Het wijzigen gaat op dezelfde manier als het toevoegen van een opvraging. Na het opslaan van de gemaakte wijzigingen wordt de opvraging direct uitgevoerd en is het nieuwe resultaat te zien.
Opvraging delen
Om een opvraging te delen moet je de volgende stappen ondernemen.
- Bij het aanmaken of aanpassen van de opvraging moet je “Opvraging delen” aanvinken
- Open hierna de Gebruikersprofielen
- Ga naar het profiel die deze opvraging mag zien
- Autoriseer de opvraging onder de tab “Toegang tot Opvragingen”
De gedeelde opvragingen kunnen alleen aangepast worden door degene die ze heeft aangemaakt. Op deze manier kan je bijvoorbeeld voorkomen dat gebruikers toegang krijgen tot gegevens die ze normaal niet mogen zien.
Bronnen
De inhoud en de beschikbare velden binnen een opvraging worden bepaald op basis van de gekozen bron. De bron selecteer je in het eerste scherm bij het toevoegen van een nieuwe opvraging. Wanneer de bron eenmaal is gekozen kan deze niet meer worden gewijzigd. De bronnen beschikken over een aantal vooraf bepaalde velden. De volgende bronnen zijn beschikbaar:
| Naam bron | Toelichting |
|---|---|
| Resource boekingen | Detailgegevens van resource boekingen |
| Gantt Chart | Detailgegevens van doorlooptijden van activiteiten |
| Urenstaten | Detailgegevens van urenregels uit urenstaten |
| Onkostenstaten | Detailgegevens van onkosten uit onkostenstaten |
| Saldi per project | Voor een overzicht van totalen op het niveau van projecten |
| Saldi per activiteit | Voor een overzicht van totalen op het niveau van activiteiten |
| Saldi per resource | Voor een overzicht van totalen op het niveau van resources |
| Saldi per resource en activiteit | Voor een overzicht van totalen op het niveau van resources en activiteiten |
| Saldi per factuur | Voor een overzicht van totalen per factuur |
| Stambestand projecten | Alle relevante velden uit stamgegevens Projecten |
| Stambestand Activiteiten | Alle relevante velden uit stamgegevens Activiteiten |
| Stambestand klanten | Alle relevante velden uit stamgegevens Klanten |
| Stambestand resources | Alle relevante velden uit stamgegevens Resources |
| Stambestand gebruikersprofielen | Alle relevante velden uit stamgegevens Gebruikersprofielen |
Specifieke velden
De inhoud van de meeste velden spreken voor zich. Een aantal velden bevatten berekeningen en worden hieronder nader toegelicht.
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Doorbelastbare uren | Begrote uren waarvan het type doorbelasting van de activiteit “Vaste prijs” of “Nacalculatie” is. |
| Doorbelastbaar bedrag | Begroot bedrag waarvan het type doorbelasting van de activiteit “Vaste prijs” of “Nacalculatie” is. |
| Doorbelastbare kosten | Begrote kosten waarvan het type doorbelasting van de kostenpost “Vaste prijs” of “Nacalculatie” is. |
| Prognose – uren verleden | Dit veld dient ter ondersteuning voor het berekenen van de prognose planningsverschil en begrotingsverschil. Als urenstaten in Timewax niet gebruikt worden, dan worden hier alle geplande uren uit het verleden genomen inclusief de dag van vandaag. Als urenstaten wel wordt gebruikt, dan worden alle (goedgekeurde) urenregels genomen. Bij niet goedgekeurde urenregels worden de geplande uren als ‘best estimate’ genomen. |
| Prognose – uren toekomst | Dit veld dient ter ondersteuning voor het berekenen van de prognose planningsverschil. Het geeft alle geplande uren in de toekomst weer, exclusief de dag van vandaag. |
| Prognose – uren toekomst bedrag | Alle geplande uren in de toekomst vermenigvuldigd met het tarief van de resource op het project. Als er op een activiteit een vast commercieel tarief wordt gebruikt, dan wordt dit tarief gehanteerd. |
| Prognose – uren toekomst kostprijs | Alle geplande uren in de toekomst vermenigvuldigd met het kostprijstarief van de resource op het project. |
| Prognose – planningsverschil | Op basis van de laatst gemelde voortgang per activiteit, worden de hoeveelheid uren berekend, die in de planning toegevoegd of verwijderd moeten worden. Voor een nadere toelichting zie het support artikel Prognose-verschillen. |
| Prognose – begrotingsverschil | Op basis van de laatst gemelde voortgang per activiteit, wordt het verwachte resultaat berekend van een activiteit. Voor een nadere toelichting zie het support artikel Prognose-verschillen. |
| Prognose – peildatum | De peildatum bepaalt welke datum wordt gebruikt voor de geselecteerde waarden in de prognose velden. Je kunt hier bijvoorbeeld de datum aan het einde van een week of maand opgeven. Als het veld wordt leeg gelaten dan wordt de datum van vandaag genomen. |
| Prognose – % gereed | De laatst ingediende voortgang voor of op de peildatum. Ingediende voortgang na de peildatum wordt genegeerd. |
| Verdiende uren | Percentage van de laatst ingediende voortgang x de begrote uren van de activiteit. Deze definitie komt overeen met “Earned value” uit de Earned Value Analysis (EVA) methode. Zie ook het support artikel Voortgang. |
| Verdiende uren bedrag | Percentage van de laatst ingediende voortgang x het begrote bedrag van de activiteit. Deze definitie komt overeen met “Earned value” uit de Earned Value Analysis (EVA) methode. Zie ook het support artikel Voortgang. |