Met de functie ‘Resource aanvragen’ is het mogelijk om resources aan te vragen. De functie is bedoeld voor (project)managers die zelf geen resources kunnen plannen en via deze functie een resource aanvragen. Deze (project)managers zijn de aanvrager. Daarnaast zal een een behandelaar (bijvoorbeeld een andere manager of planner) de aanvragen beoordelen en verwerken.
Je vindt de functie onder het menu Applicaties – Resource aanvragen. Na het openen van de applicatie zie je direct alle eerder ingediende aanvragen inclusief de status. Bovenin het scherm heb je de keuze uit, afhankelijk van je rechten, maximaal drie weergaven:
- Mijn resource aanvragen
- Toegewezen resource aanvragen
- Alle open resource aanvragen
In ‘Mijn resource aanvragen’ zie je alle eerder aanvragen die jij als aanvragen hebt ingediend. In ‘Toegewezen resource aanvragen’ zie je de aanvragen waarvan jij de behandelaar bent en in de weergave ‘Alle open resource aanvragen’ zie je alle nog openstaande aanvragen. Ook in het geval deze niet aan jou als behandelaar zijn toegewezen.
Aanvraag indienen
Het indienen van een aanvraag bestaat uit twee stappen:
- Aanvraag toevoegen
- Aanvraag bewerken en indienen
Nadat je de aanvraag hebt toegevoegd met de algemene gegevens, verschijnt hij in de lijst met aanvragen. De aanvraag is dan nog niet ingediend. Je kunt er nu op dubbelklikken of klikken op ‘Wijzigen’. De aanvraag wordt dan geopend en vervolgens kun je nog een aantal extra gegevens toevoegen:
- Omschrijving met een toelichting op je aanvraag
- Aanvraag regel aanvullen met benodigde afdeling, functie of competentie
- Een resource zoeken en als voorkeur selecteren
- Een extra regel toevoegen aan je aanvraag
In het stamgegeven van het project kun je per activiteit specificeren welke afdeling, functie of competentie benodigd is. Deze worden standaard overgenomen en je kunt ze hier nog wijzigen.
Door te klikken op ‘Resource zoeken’ kun je alvast kijken welke resources in aanmerking komen en of ze ook beschikbaar zijn. Dit wordt met het aantal uren en de kleur groen of rood weergegeven. Vervolgens kun je alvast een resource selecteren die jouw voorkeur heeft. De behandelaar bepaalt uiteindelijk of deze resource ook wordt toegekend.
Aanvragen kunnen ook uit meerdere regels bestaan. Standaard wordt er één regel aangemaakt, maar je kunt er meerdere toevoegen. Bijvoorbeeld omdat je meerdere resources nodig hebt die verschillende competenties hebben.
Wanneer je aanvraag compleet is, klik je op ‘Aanvraag indienen’. De behandelaar wordt nu automatisch geïnformeerd dat er een nieuwe aanvraag is.
Zie ook deze video tutorial:
Aanvraag behandelen
Als behandelaar kun je een notificatie krijgen dat er een nieuwe resource aanvraag is. Activeer hiervoor de notificaties rechts bovenin het menu bij persoonlijke instellingen. In de sectie ‘Waarschuwingen’ vind je deze notificaties terug.
In de lijst ‘Toegewezen aanvragen’ vind je alle aan jou toegewezen aanvragen terug. Je kunt de aanvragen openen door te dubbel klikken of door te klikken op ‘Bekijken’. Als behandelaar heb je de mogelijkheid om aanvraag regels te bewerken. Je kunt de volgende gegevens nog aanpassen:
- Uren
- Aantal (resources)
- Afdeling
- Functie
- Competentie 1 t/m 3
Door op ‘Resources zoeken’ te klikken kun je zien welke resources voldoen aan de aanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de details (afdeling, functie en competenties) en de beschikbaarheid in de periode van de aanvraag. Na het toekennen van de resource kan de aanvraag worden goedgekeurd. Je kan een regel ook afwijzen. Bij het afwijzen kun je een reden opgeven.
Aanvraag regel toewijzen
Aanvraag regel afwijzen
Na het toewijzen en afwijzen wordt de aanvrager direct geïnformeerd. Het is ook mogelijk dat je een aanvraag gedeeltelijk hebt toegewezen en pas op een later moment afrond.
Zie ook deze video tutorial:
Boekingen
Op het moment dat er een aanvraag wordt ingediend, zal dit ook leiden tot een zogenaamde open aanvraag boeking. Dit zijn boekingen die je in het planbord en de agenda kunt zien als je het betreffende project selecteert. Dit heeft als voordeel dat de aanvragers ook hier visueel kunnen zien dat er een aanvraag is gedaan. Daarnaast worden ze op deze manier ook in de rapportage meegenomen.
Als er eenmaal een resource door de behandelaar wordt toegewezen, dan wordt er gewerkt met het zogenaamde ‘uitvul’ principe. We lichten dit toe aan de hand van een voorbeeld:
- Er wordt een aanvraag gedaan voor een Designer
- De aanvraag betreft 12 uur in de periode van maandag 11 mei t/m dinsdag 12 mei
- John is een Designer
- John heeft alleen op maandag een boeking staan van 4 uur
- John wordt aan de aanvraag toegewezen
- Het systeem boekt John 4 uur op maandag en 8 uur op dinsdag
Let wel: als je werkt met de functie Resource aanvragen, dan is het niet de bedoeling dat je buiten deze functie om resources op open aanvraag boekingen gaat slepen. Dit verstoort de workflow.
Zie ook deze video tutorial: