Een resource is een middel dat je inplant op een project of een algemene activiteit. Resources kunnen medewerkers zijn, maar ook middelen zoals ruimtes, machines of voertuigen. Net als medewerkers hebben deze materiële objecten ook een beschikbaarheid die je wilt beheren. Vaak behoren ze ook tot een afdeling, hebben ze een bepaalde functie en allerlei eigenschappen die je met competenties zou kunnen vastleggen, zodat je tijdens het plannen er op kunt zoeken.
Resources beheren
Een resource voeg je toe via Stamgegevens – Resources. Het toevoegen van een resource doe je via de knop ‘Resource toevoegen’. Dit doe je telkens per resource als je bijvoorbeeld een nieuwe collega wilt opvoeren die binnenkort begint. Wil je een grotere groep resources toevoegen, dan gebruik je hiervoor de optie ‘Resources importeren’. Deze optie bevindt zich rechts onderin het scherm. Meer informatie over het importeren vind je in het artikel Importeren gegevens met Excel.
Bij het toevoegen van een resource bepaal je direct of het een persoon is (ja/nee) en of het een gebruiker is (ja/nee). Afhankelijk van deze keuze worden bepaalde velden verplicht om in te voeren. Na het aanmaken van de resource vind je deze direct terug in de lijst van resources. Binnen deze lijst is het mogelijk om te zoeken op code, naam, functie of afdeling.
Zie ook deze video tutorial voor een rondleiding van de mogelijkheden:
In het stamgegeven van een resource vind je verschillende tabbladen:
- Algemeen
- Werk
- Organisatie
- Competenties
- Verlofrechten
- Tarieven
- Databeveiliging
- Bestanden
Algemeen
In deze sectie vind je de algemene gegevens van een resource. Indien een resource ook een persoon en een gebruiker is, zullen er meer velden beschikbaar komen. In het geval van gebruikers zijn er ook een drietal opties onderin het scherm beschikbaar:
- Verstuur login gegevens
- Reset wachtwoord
- Verstuur iCalendar link (zie artikel iCalendar)
Werk
In deze sectie kun je per dag de werkbare uren en starttijd opgeven. De werkbare uren vormen de basis voor het berekenen van de bezetting per resource, afdeling en functie. Verder kun je in deze sectie aangeven welke feestdagen kalender van toepassing is. Deze dagen worden niet als werkbare dagen meegerekend voor de bezetting. Zie ook het artikel Feestdagen.
Daarnaast kan worden aangegeven of de resource extern is, of de resource een e-mail herinnering moet ontvangen bij vervallen urenstaten en welke andere gebruiker als back-up user fungeert voor het indienen van zijn of haar urenstaten.
Organisatie
Deze sectie geeft aan tot welke afdeling een resource behoort en welke functie het heeft. Je kunt de afdeling en functie hier wijzigen. Het is ook mogelijk om de historie van functies en afdelingen bij te houden. Let wel dat het dus niet mogelijk is om resources meerdere functies tegelijkertijd te geven of dat de resource bij meerdere afdelingen hoort. In het systeem zal voor selectie en rapportage doeleinden altijd worden gekeken naar de meest recente functie en afdeling.
Competenties
In deze sectie kun je voor de betreffende resource de competenties opgeven waarover de resource beschikt. Je kunt per competentie een startdatum opgeven wanneer de resource de competentie heeft verkregen en je kunt eventueel ook een einddatum opgeven. Bijvoorbeeld in het geval van een certificaat dat op enig moment verloopt. Voor een verdere uitleg verwijzen we naar het artikel Competenties.
Verlofrechten
Hier kun je per jaar opgeven wat de verlofrechten zijn van de betreffende resource. Per jaar kun je de volgende gegevens inzien:
- Beginsaldo – wordt bepaald door het eindsaldo van het vorige jaar
- Verlofrechten – dient handmatig elkaar jaar bepaald te worden
- Tijd voor tijd – eventueel extra toe te kennen vrije tijd, handmatig in te geven
- Opgenomen verlof – op basis van het verleden
- Gepland verlof – op basis van de toekomstige planning
- Eindsaldo – de optelsom van de voorgaande velden
Voor een toelichting op het proces van verlof aanvragen verwijzen we naar het artikel Verlof aanvragen.
Tarieven
In deze sectie kun je de volgende soorten uurtarieven opvoeren:
- Commercieel
- Kostprijs
- Intercompany tussen afdelingen
- Intercompany tussen juridische entiteiten
Voor een uitleg over hoe de uurtarieven op welk moment in het systeem worden toegepast, verwijzen we naar het artikel Uurtarieven.
Databeveiliging
In deze sectie kan voor gebruikers de toegang tot gegevens worden beperkt. Hiermee kan je bepalen dat gebruikers bijvoorbeeld alleen maar bepaalde projecten en resources kunnen zien. De toegang kan worden beperkt met betrekking tot:
- Projecten
- Resources
- Portfolio’s
- Klanten
Specifiek voor projecten en resources kan een onderscheid worden gemaakt in lees- en schrijftoegang. Hiermee kun je bijvoorbeeld mee sturen dat de leesrechten op projecten en resources in functies zoals het planbord ruimer is dan de toegang tot stamgegevens van projecten en resources.
Daarnaast is er een aantal specifieke opties bovenaan het scherm die als een ‘override’ functioneren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat je geen lees- en schrijftoegang hebt tot projecten, tenzij je de projectmanager bent van het project.
Zie ook deze video tutorial over databeveiliging:
Bestanden
In deze sectie kun je mappen aanmaken en bestanden uploaden. Dit kan worden gebruikt om bepaalde persoonlijke documenten van resources op te slaan zoals een CV en behaalde diploma’s en certificaten.
Resource verwijderen en deactiveren
Het is ook mogelijk om resources te verwijderen of te deactiveren. Het verwijderen van resources kan alleen op het moment dat een resource niet ergens in het systeem wordt gebruikt als bijvoorbeeld een projectmanager en als het geen urenregels in urenstaten heeft.
Het is wel mogelijk om een resource te verwijderen als het alleen planningsboekingen heeft. Deze planningsboekingen worden dan ook verwijderd. Je kunt de resource selecteren en verwijderen via de link rechts onderin als je de resource geopend hebt.
Tip: Je kunt meerdere resources in één keer selecteren en verwijderen door de CTRL of SHIFT toets te gebruiken.
Als resources niet verwijderd kunnen worden, dan kun je ze wel deactiveren. Zo blijft de resource beschikbaar in Timewax voor rapportage doeleinden, maar je kunt de resource niet meer voor andere doeleinden gebruiken. Je deactiveert een resource door onder het tabje Algemeen een einddatum in te voeren. De resource zal automatisch inactief worden gezet na die datum.