Met urenstaten kunnen medewerkers de werkelijk gemaakte uren op projecten en overige werkzaamheden registreren. Hierdoor kun je als bedrijf analyses maken op de projectresultaten door de werkelijke uren te vergelijken met de begrote uren en de geplande uren. Je kunt het ook gebruiken als basis voor de facturering aan klanten.
Urenstaten op de desktop app
Je kunt de applicatie openen in het menu onder Applicaties – Urenstaten. Als je de applicatie opent, dan krijg je een overzicht van alle urenstaten in het huidig gekozen jaar. Per week heb je een urenstaat. Afhankelijk van de systeem instellingen bij de sectie ‘Urenstaten’ is het ook mogelijk dat je gebroken weken ziet zoals 14a en 14b. Hiermee kun je zuiver op de laatste dag van de maand je uren indienen zodat je niet hoeft te wachten tot het einde van de week.
Elke urenstaat heeft een kleur die de status weergeeft:
- Geel: opgeslagen
- Paars: ingediend
- Blauw: deels goedgekeurd
- Groen: goedgekeurd
- Rood: (deels) afgekeurd
- Oranje: vervallen en nog niet ingediend
- Grijs: weken die voor of na je dienstverband vallen
Uren invoeren
Om uren in te voeren klik je op de urenstaat van de gewenste week. Je komt dan in een scherm met aan de linkerkant je favoriete projecten en in kolommen de dagen van de week. Er zijn drie manieren om in de cellen je uren in te voeren:
- Uren in de cellen intikken
- Je planning kopiëren
- Je uren van de vorige week kopiëren
Door op een cel te klikken wordt de cel actief en kun je het aantal uren ingeven. Met de TAB toets of de SHIFT toets in combinatie met de pijltjes op je keyboard kun je door de cellen heen navigeren. Als je dubbel klikt op een cel dan krijg je een scherm waarin je details kunt opgeven zoals:
- Starttijd
- Eindtijd
- Pauze
- Reistijd
- Type
- Referentie
- Omschrijving
- Kilometers
- Omschrijving kilometers
Het is ook mogelijk om in één keer je hele urenstaat te vullen op basis van de planning of de uren van de vorige week. Klik hiervoor op de links rechts onderin het scherm. Bij het kopiëren worden ook details zoals de omschrijving en type meegenomen.
Overige acties
Helemaal rechts van iedere regel in de urenstaat kun je op een hamburger icoon klikken. Hier zijn drie mogelijke acties:
- Extra regel
- Verwijderen
- Voortgang
Met de optie van ‘Extra regel’ kun je een extra regel toevoegen van een bestaande regel. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld voor rapportage doeleinden voor dezelfde dag op een project twee aparte urenregels wilt hebben met een verschillende omschrijving.
Met ‘Verwijderen’ kun je in één keer alle waarden op een project en activiteit voor de hele week verwijderen. De regel zelf wordt niet verwijderd, maar alleen de ingevoerd waarden. Als je de regel zelf wilt verwijderen dan dien je het project en de activiteit uit je favorieten te halen.
Tot slot is het ook mogelijk om voortgang in te dienen. Je geeft dan bijvoorbeeld met een percentage gereed aan hoe ver je bent gekomen met een activiteit. Dit is interessante informatie voor de projectmanager. Voor meer informatie over voortgang indienen zie dit artikel.
Favorieten aanpassen
Je kunt in je urenstaten favoriete projecten en activiteiten selecteren. Deze projecten en activiteiten staan dan standaard in je scherm bij elke urenstaat die je open. Als je regelmatig op deze projecten en activiteiten uren schrijft dan is het handig dat ze er alvast staan.
Links onderin het scherm kun je je favoriete projecten en activiteiten beheren. Als je op de link ‘Favorieten’ klikt dan krijg je een scherm met alle projecten waarvoor jij geautoriseerd bent. Lat wel dat dit niet alle projecten in het systeem zijn. Je ziet alleen de projecten en activiteiten waarvoor jij bent ingepland of expliciet toe bent geautoriseerd in het stamgegeven project.
Indienen en heropenen
Als de uren zijn ingevuld dan kunnen ze worden ingediend. Dit doen je door rechts onderin te klikken op ‘Indienen’. Afhankelijk van de autorisatie instellingen bij systeem instellingen (sectie ‘Urenstaten’) en de instellingen op het project, moeten de uren goedgekeurd worden (ze worden dan paars) of zijn ze na het indienen direct goedgekeurd (ze worden dan groen).
Afhankelijk van de rechten in je gebruikersprofiel is het mogelijk om de urenstaat te heropenen. Klik hiervoor rechts onderin op de link ‘Heropenen’. Dit is alleen mogelijk voor uren die de status ‘Ingediend’ hebben. Eenmaal goedgekeurde uren kunnen niet door de medewerker worden heropend. Vervolgens kun je de heropende uren aanpassen en opnieuw indienen.
Indien je toch uren wilt aanpassen die al goedgekeurd zijn, dan dienen deze uren eerst door je manager, projectmanager of een beheerder te worden heropend. Dit is mogelijk met de functie ‘Autorisatie’. Zie dit artikel voor een beschrijving van de werkwijze.
Onderstaande video tutorial geeft een overzicht van alle bovenstaande functionaliteiten:
Urenstaten op de mobiele app
Je kunt ook urenstaten bijhouden op de mobiele app. Daar heb je precies dezelfde urenstaten als op de desktop app. Je kunt dus gerust de desktop app en mobiele app door elkaar heen gebruiken.
In de mobiele app kun je ook direct bij de planningsboeking de werkelijke uren opgeven. Deze uren worden dan automatisch vanuit de planningsboeking in je urenstaat gezet.
Verder beschik je in de mobiele app over alle functies en details waarover je ook beschikt in de desktop app. Alleen de weergave verschilt omdat je op een veel kleiner scherm werkt. Het is in de mobiele app alleen niet mogelijk om met favoriete projecten en activiteiten te werken .
Zie ook deze video tutorial:
Instellingen
Met betrekking tot urenstaten zijn er verschillende plekken in het systeem waar je bepaalde instellingen kunt maken die van invloed zijn op de werking van urenstaten. Je vindt deze instellingen in:
- Systeem instellingen
- Projecten
- Resources
Systeem instellingen
In de sectie ‘Urenstaten’ kun je verschillende instellingen definiëren. Als eerste dien je te bepalen of uren überhaupt geautoriseerd dienen te worden. Indien je ze wilt laten autoriseren dan heb je drie mogelijkheden voor wie de uren moet autoriseren:
- Projectmanager
- Afdelingsmanager
- Beide (eerst de projectmanager, dan de afdelingsmanager)
Verder kun je bepalen of je in gebroken of normale weken wilt werken. Gebroken weken zijn met name handig als je strak aan het einde van de maand meteen alle werkelijke uren ingediend wilt hebben door de medewerkers.
Je kunt bepalen of de velden ‘Type’ en ‘Omschrijving’ verplicht zijn bij het indienen van een urenstaat en je kunt ook afdwingen dat medewerkers minimaal het aantal uren verantwoorden waarvoor ze een contract hebben. Dit komt overeen met de werkbare uren die in het stamgegeven van de resource zijn vastgelegd.
Tot slot kun je bepalen of je wilt dat er een e-mail wordt verstuurd naar de resources op het moment dat hun urenstaat vervallen is. Je kunt ook bepalen na hoeveel uren dat een week voorbij is, de urenstaat als vervallen moet worden beschouwd.
Projecten
Per project kun je aangeven of werkelijke uren op een project geautoriseerd moeten worden of niet. Dit kun je met een vinkje aan of uit zetten. Als je bij systeem instellingen hebt aangegeven dat projectmanagers de uren moeten autoriseren, dan kun je hier per project ook nog vanaf wijken door de optie ‘Manager afdeling is autorisator’ aan te zetten.
Het is ook mogelijk dat je uren laat autoriseren door de klant. In dat geval zet je de optie ‘Externe autorisatie’ aan. Je krijgt dan binnen het stamgegeven project een extra sectie erbij. Hier kun je het volgende aangeven:
- Naam van de externe autorisator
- E-mail adres van de externe autorisator
- Wanneer de uren ter goedkeuring worden aangeboden (na indienen uren of na interne autorisatie)
- Of de activiteit van het project moet worden weergegeven in het klantenportaal
- Of de omschrijving van de urenregel moet worden weergegeven in het klantenportaal
Op het moment dat uren worden ingediend of intern worden goedgekeurd, zal er een e-mail worden gestuurd naar de klant (de externe autorisator). In deze e-mail kunnen ze klikken op een link waardoor ze kunnen inloggen in een zogenaamd klantenportaal. Dit is een pagina met een overzicht van alle urenregels die ze moeten goedkeuren. Ze kunnen de uren ook met opgave van een reden afkeuren.
Via opvragingen kun je te allen tijde zien of urenregels ook door een externe autorisator zijn goedgekeurd inclusief de datum waarop ze dit hebben uitgevoerd.
In projecten heb je ook de sectie ‘Autorisatie’. Hierin zie je welke resources voor welke activiteiten geautoriseerd zijn. Als je geautoriseerd bent voor een activiteit, dan ben je gerechtigd om er werkelijke uren op te verantwoorden. Resources worden automatisch geautoriseerd voor activiteiten als ze er op ingepland worden. Is een resource niet gepland, maar wil je hem wel autoriseren? Dan kun je de resource in dit scherm toevoegen.
Resources
Resources hebben een startdatum. Vanaf deze datum komen er urenstaten voor de resource beschikbaar waarvoor uren verantwoord dienen te worden. In de sectie ‘Werk’ kun je ook een back-up gebruiker voor urenstaten opnemen. Dit maakt het mogelijk dat een andere gebruiker dan namens jou uren kan verantwoorden.
Je kunt ook per resource bepalen of er een e-mail moet worden verstuurd als de urenstaat vervallen is. Bijvoorbeeld bij externe medewerkers zou je deze optie kunnen uitschakelen, omdat ze mogelijk niet iedere week aan jouw projecten werken en je ze niet onterecht een herinneringsmail wilt sturen.
Zie ook deze video tutorial met een toelichting op de systeem instellingen, projecten en resources: