De applicatie Bezetting is een uitgebreide productiviteits- en forecasting tool. Dat houdt in dat deze tool je helpt om de productiviteit van medewerkers, afdelingen en functies te analyseren. Hierdoor kun je vroegtijdig problemen in de bezetting signaleren en tijdig bijsturen.
Je vindt de applicatie onder Informatie – Bezetting. Na het opstarten van de applicatie doorloop je de volgende stappen om gegevens op te halen en te analyseren:
- Selecteer een weergave
- Geef de gewenste tijdsperiode aan
- Klik op de knop ‘Zoeken’
Weergaven
De applicatie werkt met weergaven die je van te voren dient te definiëren. Met weergaven bepaal je hoe de gegevens standaard in het scherm wordt afgebeeld. We behandelen achtereenvolgens:
- Algemeen
- Kolommen
- Toon
- Filter
- Tijd
- Eenheid
- Competentie
- Tijd eenheid
- Historie op basis van werkelijkheid
Hieronder lichten we alle onderdelen toe, maar je kunt ook deze video tutorial bekijken:
Algemeen
Je geeft weergaven een naam en je kunt ook besluiten om weergaven met andere gebruikers te delen. In het laatste geval zal de weergave beschikbaar komen in de sectie ‘Toegang tot weergaven’ van de functie Gebruikersprofielen. Vervolgens dient de weergave dan nog wel expliciet in een gebruikersprofiel te worden toegekend, zodat hij beschikbaar komt voor andere gebruikers.
Kolommen
De belangrijkste instelling om bezettingsgegevens te analyseren wordt bepaald door de keuze van de kolommen. Dit bepaalt hoe je de gegevens te zien krijgt en in welke volgorde je ze kunt openklappen om meer details van het onderliggende niveau te zien.
Er wordt automatisch bepaald welke volgorde van kolommen mogelijk zijn. Als je begint met een kolom ‘Afdeling’ dan kun je daarna bijvoorbeeld ‘Resource’ als volgende kolom selecteren. Andersom is niet mogelijk en het zal ook niet mogelijk zijn om combinaties te maken die nergens op slaan.
Specifiek voor afdelingen geldt dat je deze in de vorm van een hiërarchie kunt aanleggen in Stamgegevens – Afdelingen. Als je een hiërarchie van afdelingen hebt opgezet, dan zal deze hiërarchie ook worden toegepast bij het openklappen van afdelingen.
Toon
In dit veld zijn er drie mogelijke waarden:
- Productiviteit
- Open resource aanvragen
- Totaal
Als je kiest voor de dimensie ‘Productiviteit’ dan worden alle gegevens alleen gebaseerd op boekingen die daadwerkelijk op resources zijn gepland. Bij de dimensie ‘Open resource aanvragen’ worden de gegevens alleen gebaseerd op open aanvraagboekingen. Dit zijn boekingen die vanuit de functie Resource Aanvragen gecreëerd kunnen worden alsmede ook direct in het Planbord of de Agenda. Dit zijn boekingen waar geen resources aan zijn toegekend.
Bij ‘Totaal’ worden productiviteit en open resource aanvragen bij elkaar opgesteld. Dit geeft dan weer wat de totale werkdruk is voor een afdeling of functie. Notitieboekingen worden in alle besproken dimensies niet meegenomen.
Filter
Met deze optie kun je de gegevens filteren, omdat je bijvoorbeeld wilt zien welk percentage van de werkbare uren besteed worden aan echte klanten projecten. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Geen waarde
- Facturabele projecten
- Declarabele projecten
- Facturabele activiteiten
- Declarabele activiteiten
- Harde boekingen
- Zachte boekingen
- Niet facturabele projecten
- Niet declarabele projecten
- Niet facturabele activiteiten
- Niet declarabele activiteiten
Deze opties worden gestuurd door de vinkjes ‘Factureren’ en ‘Declarabel’ die je op het niveau van projecten en activiteiten aan en uit kunt zetten. Hard en zacht verhoudt zich tot de status van planningsboekingen.
Tijd
Met deze optie kun je bepalen in welke tijdseenheid de gegevens in de kolommen getoond worden. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Dagen
- Weken
- Maanden
- Kwartalen
Eenheid
Met deze optie bepaal je hoe de gegevens in de cellen weergegeven worden. Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:
- Werkbaar (contracturen minus feestdagen)
- Geboekt
- Bezetting in % (geboekt/werkbaar)
- Beschikbaar (werkbaar minus geboekt)
- Commercieel bedrag (geboekte uren vermenigvuldig met commercieel projecttarief)
Bij de optie ‘Bezetting in %’ worden de cellen in kleuren weergegeven. De kleuren veranderen bij bepaalde grenswaarden. Deze kleuren kunnen worden ingesteld bij de sectie ‘Planning’ in systeem instellingen.
Competentie
In de weergave kun je ook bijvoorbaat al filteren op een competentie. Deze kun je hier opgeven. Je krijgt dan alleen maar resources of open aanvragen te zien die geclassificeerd zijn met de opgegeven competentie.
Het is niet mogelijk om competenties in de kolommen weer te geven. Dit komt omdat resources altijd in één horizontale regel worden weergeven. Omdat resources meerdere competenties hebben, zou dit resulteren in meerdere regels per resource. De werkbare en geboekte uren zijn echter niet in verband te brengen met de competenties van een resource, waardoor er dubbelen waarden zouden ontstaan.
Tijdseenheid
Als je kiest voor de eenheden werkbaar, geboekt en beschikbaar, dan kun je met de tijdseenheid bepalen wat er wordt weergeven: uren of dagen. Bij de selectie van dagen wordt er een omrekening gemaakt op basis van 8 uur per dag.
Historie op basis van werkelijkheid
Standaard zijn alle gegevens gebaseerd op planningsboekingen. Als je in Timewax met urenstaten werkt, dan kun je er ook voor kiezen om de historische gegevens te baseren op de werkelijk bestede uren. De toekomstige uren blijven dan wel gebaseerd op de planningsboekingen. Dit geeft een betere benadering van de verwachte productiviteit over een periode.
Als deze optie gebruikt wordt, dan dien je er wel voor te zorgen dat iedereen op tijd zijn urenstaat indient. Anders krijg je in deze functie mogelijk een onjuist beeld van de productiviteit.
Bezetting gebruiken
Nadat je een weergave hebt geselecteerd, kun je gegevens gaan ophalen. Aan de linkerkant van het scherm kun je gegevens gaan open- en dichtklappen op basis van de kolommen die je in je weergave hebt gedefinieerd. Om aan te duiden om wat voor een entiteit het gaat worden de volgende symbolen gebruikt:
Afdeling
Functie
Resource
Klant
Project
Door op een cel te klikken, kun je de onderliggende gegevens inzien. Er wordt getotaliseerd op afdeling, functie, resource, klant en project.
Aan de rechterkant kun je het zijpaneel openen. Hierin worden de standaard weergave opties getoond van de weergave die je hebt gebruikt. Je kunt de opties hier ter plekke wijzigen en opnieuw de gegevens ophalen met de knop ‘Zoeken’.
Tot slot kun je de weergave met gegevens ook exporteren naar Excel. In Excel wordt exact dezelfde weergave overgenomen met kleuren en ook met de aggregaties aan de linkerkant in de vorm van groepen.
Zie ook deze video tutorial voor het gebruik van deze applicatie: