In de weekplanner kun je de capaciteit van resources op weekniveau plannen. De weekplanner is het alternatief voor het planbord en de agenda die gericht zijn op het dagniveau.
Je vindt de weekplanner onder Applicaties – Weekplanner. In dit artikel behandelen we de volgende onderdelen:
- Introductie
- Weergaven
- Plannen
- Instellingen
Introductie
De weekplanner is geschikt voor organisaties die op lange termijn de capaciteit van resources willen plannen. Ze denken voornamelijk in uren per week per project en daarbij is het niet interessant op welke dag deze uren precies gepland worden.
Net als het planbord is het scherm van de weekplanner op dezelfde manier opgebouwd:
- Bovenaan: navigatie door de tijd
- Links: sectie met resources en projecten
- Midden: de geplande uren
- Rechts: sectie met weergaven
- Onderaan: instellingen voor de weergave
De weekplanner is zo ontworpen dat je heel snel uren per week kunt invoeren. Dit doe je in cellen, net als in een spreadsheet. De weekplanner staat niet op zichzelf, maar is geïntegreerd met het planbord en de agenda. Dit betekent dat geboekte uren in het planbord en de agenda ook in de weekplanner worden getoond en vice versa.
Let op: notitieboekingen worden niet in de weekplanner weergegeven, omdat deze niet in de bezetting worden meegenomen.
Weergaven
Binnen de verschillende applicaties in Timewax wordt gewerkt met weergaven. Het gebruik van weergaven geeft je als gebruiker de mogelijkheid om snel een gewenste selectie te tonen. Weergaven vinden we terug in het planbord, de agenda, de Gantt Chart en ook de weekplanner. Dit zijn de stappen voor het toevoegen van een weergave:
- Open het rechter zijpaneel
- Klik op de link ‘Weergave toevoegen’
- Geef de weergave een naam
- Bepaal op welk veld er gesorteerd dient te worden
- Kies de voorwaarden op basis waarvan gefilterd moet worden. Hier gelden enkele regels:
a. Het is niet mogelijk om twee keer hetzelfde veld te kiezen
b. Zowel ‘Veld’ als ‘Conditie’ als ‘Waarde’ dienen gevuld te zijn om te kunnen filteren - Deel eventueel de weergave door ‘Weergave delen’ te selecteren. Hierna dient de weergave in gebruikersprofielen nog gedeeld te worden met andere gebruikersprofielen
- Voeg de weergave toe en deze wordt direct geselecteerd
Let op: in de weekplanner kun je niet filteren op eigenschappen van boekingen zoals de status. De weekplanner laat altijd alle uren zien.
Zie ook deze video tutorial over het aanmaken van weergaven
Plannen
Bovenaan het scherm kun je door de tijd navigeren. De weekplanner kent een weergave van 8, 13, 26 en 52 weken. Via het datumveld kun je een datum kiezen en door te tijd springen. Daarnaast kun je met de pijltjes achteruit of vooruit door de tijd bladeren. Met de optie ‘Vandaag’ kun je altijd snel naar de huidige week navigeren.
In het midden van het scherm kun je plannen door uren in de cellen in te voeren. Dit is net zo eenvoudig als het intypen van uren in een spreadsheet. Als je uren in een cel hebt ingegeven, dan worden deze eerst in oranje weergegeven. Dit betekent dat de uren nog niet zijn opgeslagen. Zo kun je eerst wat uren in de tijd op verschillende resources en projecten plannen en opslaan als je klaar bent.
Als je een nieuw project wilt inplannen, dan dien je onder de naam van de resource op het plus-icoon klikken. Er wordt dan een extra regel aangemaakt waarin je eerst het project en de activiteit dient te selecteren. Daarna kun je uren in de cellen invoeren.
Nadat de uren zijn opgeslagen, worden er onder water boekingen gemaakt in de betreffende week van de resource. Dit wordt gedaan volgens het zogenaamde uitvulprincipe. Dit betekent dat Timewax het aantal opgeven uren gaat plannen op beschikbare momenten in de agenda van de medewerker.
Voorbeeld:
- Medewerker werkt 32 uur per week
- Hij heeft geen werkbare uren op woensdag
- Medewerker heeft al een boeking staan van 4 uur op dinsdag voor project A
- In de weekplanner wordt 16 uur geboekt op project B
- De weekplanner boekt dan 8 uur op maandag, 4 uur op dinsdag en 4 uur op donderdag.
Als er in de weekplanner uren worden aangepast, dan worden de onderliggende boekingen eerst verwijderd en worden er nieuwe boekingen aangemaakt op basis van het nieuwe aantal uren.
Zie ook deze video tutorial voor het plannen van uren.
Instellingen
Onderin het scherm zijn twee opties beschikbaar:
- Instellingen: persoonlijke instellingen voor de weergave en notificaties.
- Ververs: voor het verversen van de gegevens in het scherm.
In de weekplanner zien we de planning van de geselecteerde resources. Met de totaalregel per resource kun je direct zien of een resource nog werkbare tijd over heeft. Onder instellingen kun je bepalen wat er in de totaalregel wordt weergegeven:
- Bezetting (%)
- Beschikbaar
- Geboekt
Bij de eerste twee opties worden de totaalregels in kleuren weergegeven. Deze kleuren worden ingesteld bij Systeem instellingen > Planning. De kleuren worden ook gebruikt bij het Planbord en de functie Bezetting.
Daarnaast kun je ook notificaties instellen. Deze komen overeen met de notificaties die je ook bij de het planbord en de agenda kunt instellen:
- Begroting overschreden
- Buiten Gantt Chart
- Overlappende boekingen
- Resource overboekt
- Competentie verlopen
Zie ook deze video tutorial voor een uitleg van de instellingen.