Resultaten van de planning scan

Hieronder zie je hoe jouw organisatie scoort op het gebied van planning. De radar chart toont hoe jullie scoren op 8 belangrijke aspecten van planning. Per aspect kun je maximaal 100 punten scoren.

Methodologie

Dit aspect geeft weer of jullie de juiste aanpak hanteren voor het type projecten dat jullie hebben. Projecten die zeer goed uit te werken zijn en weinig onzekerheid kennen, lenen zich goed voor een waterval aanpak met inzet van specialisten. Andere projecten vragen meer om een Agile aanpak met generalisten.

Daarnaast is het een best practice om de grote projecten van de kleine projecten/opdrachten te scheiden en ze door een aparte team te laten oppakken. Waterval projecten, Agile projecten en kleine opdrachten kennen een totaal verschillende dynamiek. Zorg dat medewerkers op de projecten werken die bij hen passen.

Proces

Dit aspect geeft weer hoe goed jullie het planningsproces hebben georganiseerd. Focussen jullie je eerst op de grote projecten en gebruiken jullie de kleine projecten/opdrachten als flexibel vulwerk? Op die manier krijg je de planning makkelijker rond. Ook de afspraken die je met je klanten maakt zijn van invloed op het proces.

Heb je daarnaast de planning ook efficiënt geautomatiseerd? Veel gegevens komen uit andere systemen, zoals verlof, projectgegevens, ziekte, enzovoort. Als je al deze gegevens handmatig moet verwerken, dan wordt plannen een tijdrovende klus. Kijk je tot slot ook kritisch naar hoe je constant het plannings proces kunt verbeteren?

Feedback loop

Dit aspect geeft aan of jullie reflecteren op de planning die in het verleden is gemaakt. Een manier om dat te doen is het registreren van de werkelijke gepresteerde uren. Het is daarbij belangrijk hoe deze worden gecontroleerd en door wie, want zonder juiste of volledige gegevens over de werkelijkheid gaat elke vergelijking met de planning scheef.

Een andere manier om projecten te beschouwen is door te kijken naar de marge op projecten aan de hand van kostprijstarieven. Tot slot kun je in plaats van terugkijken ook vooruitkijken op basis van de voortgang van projecten. Deze voortgang zou directe input moeten zijn voor het bijsturen van de toekomstige planning.

Competenties

Dit aspect geeft weer of jullie een goed beeld en grip hebben op de competenties van jullie medewerkers. Met 20 medewerkers kun je het nog redelijk goed uit je hoofd doen, maar bij meer medewerkers wordt dat lastiger. Dan heb je een uitgewerkte systematiek nodig om competenties bij te houden, te updaten en de vraag op het aanbod te matchen.

Medewerkers moeten ook uitgedaagd worden door hen projecten te bieden die misschien net iets te moeilijk voor ze zijn. Daarentegen, medewerkers die continu onder hun niveau werken, raken gedemotiveerd. Heb je te maken met certificeringen die kunnen aflopen? Houd dit goed in de gaten zodat je als organisatie ook echt gekwalificeerd bent om nieuwe projecten aan te nemen.

Detailniveau

Dit aspect geeft weer of jullie het juiste detailniveau hanteren bij het plannen van projecten en medewerkers. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om een zeer gedetailleerde projectplanning op taakniveau te maken als je met een ingewerkte team werkt dat aan een half woord genoeg heeft. Zorg dat het detailniveau hierop is afgestemd, anders blaas je de planning onnodig op.

Houd ook goed in de gaten of medewerkers niet aan te veel projecten tegelijkertijd werken. Ook dit blaast de planning behoorlijk op in aantal te plannen eenheden. Als er in kleine eenheden gewerkt wordt (bijv. 15 minuten), dan dien je ook te overwegen of je de inzet niet beter in grotere blokken kunt gaan plannen. Dit houdt e.e.a. werkbaar.

Verspilling

Dit aspect geeft weer in hoeverre jullie verspilling van tijd voorkomen. Ongemerkt wordt er best veel tijd verspild omdat medewerkers bijvoorbeeld moeten wachten totdat ze met een nieuw project of een volgende activiteit kunnen beginnen. Onnodige activiteiten en te veel opleveren dan dat de klant verwacht zijn ook vormen van verspilling.

Een bijzonder vorm van verspilling is het overbelasten van mensen. Dat kan op korte termijn leiden tot een hogere productiviteit, maar op de lange termijn leidt dit tot uitval van medewerkers en dus verspilling. Overbelasting kan ook veroorzaakt worden doordat medewerkers constant boven hun niveau werken.

Planningsvaardigheden

Dit aspect geeft weer of de medewerkers die plannen ook het juiste profiel hebben om te plannen. Daarbij liggen de accenten bij projectmanagers weer net even anders dan bij planners / resource managers die zich bezighouden met de overkoepelende inzetplanning van medewerkers.

Voor medewerkers die hun eigen tijd mogen indelen is het van belang om te voorkomen dat ze multitasken. Multitasken leidt tot de situatie dat ze tegelijkertijd voor meerdere projecten voortgang proberen te boeken. Dit leidt tot vertraging in alle projecten. Het is beter voor hen om de projecten één voor één op te pakken.

Beveiliging

Tot slot geeft dit aspect weer of jullie serieus omgaan met de beveiliging van de gegevens in de planning. Een planning bevat vertrouwelijke persoonsgegevens die niet zomaar op straat mogen komen te liggen. In het kader van de AVG dien je hiervoor technische en organisatorische maatregelen te treffen en die zijn dus ook van toepassing op de planning.

Als je met een systeem voor de planning werkt dan is het van belang dat je goed hebt nagedacht over de toegang tot verschillende functies, maar ook op het niveau van de data. Zien de gebruikers van het systeem alleen maar de gegevens die voor hen relevant zijn? Een planning kan naast persoonsgegevens ook inzicht geven in gevoelige strategische projecten en klanten.